Comprender la asignación de recursos
Cuando se trata de llevar a cabo un proyecto con éxito, hay que asegurarse de contar con las herramientas, los recursos financieros y las personas adecuadas para llevarlo a cabo. En el mundo empresarial, nos referimos a todas estas cosas colectivamente como recursos. Esto significa que se necesita una asignación de recursos adecuada para garantizar que cada fase de un proyecto concreto se complete en el tiempo correcto. En este artículo hablaremos de los distintos aspectos de la asignación de recursos y de lo que significa utilizar esta técnica en los proyectos en los que trabajas.
¿Qué es la asignación de recursos?
En pocas palabras, la asignación de recursos consiste en asignar a las personas adecuadas las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto. Así, si necesita diseñadores, redactores, obreros de la construcción u otras personas para trabajar en el proyecto, esos son algunos de sus recursos. Si necesita que traigan consigo software, hardware y otras herramientas para realizar esas tareas, también son recursos. El tiempo y el dinero también pueden considerarse recursos. A partir de ahí, tienes que asignar todas esas cosas a las tareas necesarias para completar el proyecto. Estás asignando las herramientas que necesitas o distribuyendo tus recursos.
La importancia de la asignación de recursos
El aspecto más importante de la asignación de recursos es que vas a tener todo donde lo necesitas y cuando lo necesitas. Al fin y al cabo, si necesitas que la contable de la empresa te ayude con unos datos financieros concretos para tu proyecto, pero está trabajando en otra tarea, no estás asignando correctamente tus recursos. Si necesitas una sala de reuniones para un gran debate, pero ya está todo reservado, tampoco has asignado bien tus recursos. Por eso es tan importante hacer estas cosas lo antes posible.
La mejor manera de asignar recursos es elaborar un plan antes incluso de empezar a ejecutar un proyecto. Deberías ser capaz de sentarte con una o dos personas más para crear un plan basado en el proyecto. Este plan tiene que ser lo suficientemente detallado como para especificar quién tiene que trabajar en él, cuánto dinero hay disponible para trabajar en él y cuánto tiempo hay disponible para trabajar en él. A partir de ahí, puedes empezar a ponerte en contacto con esas personas o con la empresa para asegurarte de que todas las cosas o personas que necesitas van a estar disponibles.
Una vez que asignas recursos a tu proyecto, eso significa que esos recursos no te los pueden quitar (o al menos, no deberían). Eso hará que te resulte mucho más fácil llevar a cabo la tarea. Ahora bien, en la mayoría de los casos, un gestor de proyectos o un gestor de programas (o ambos) participarán en el proceso de asignación de recursos. Se asegurarán de que todo se asigna correctamente y de que se hace como es debido. Sin embargo, es importante interactuar con cualquiera de las personas que serían necesarias para el proyecto para asegurarse de que pueden trabajar en las tareas necesarias.
6 aspectos que influyen negativamente en la asignación de recursos
¿Y si no consigues que todo funcione a la perfección? ¿Y si hay dificultades en el proceso de asignación de recursos? La verdad es que hay varias cosas que pueden dificultar la asignación de recursos. Echemos un vistazo más de cerca a algunas de esas cosas que deberías tener en cuenta.
1. Cambios en el calendario
Una de las primeras cosas que suele cambiar en cualquier proyecto es el calendario. Es posible que un gestor de proyectos o de programas decida que necesita terminar el proyecto antes (por ejemplo, ayer). O puede que el cliente tenga mucha prisa por terminar el proyecto. O puede que una de las piezas del rompecabezas haya tardado más de lo previsto y ahora todos los demás tengan que trabajar más rápido para terminar su parte. Y, por supuesto, su parte empezó más tarde, lo que significa que puede que no tengan la misma disponibilidad que al principio (lo que nos lleva a otro punto más abajo).
2. Cambios en el ámbito de aplicación
El alcance del proyecto es otro aspecto que puede modificar los recursos asignados. Si cambia el alcance del proyecto solicitado, es muy posible que también cambien las personas necesarias para trabajar en él. Las nuevas tareas y necesidades harán imprescindible el uso de herramientas adicionales. Esto puede modificar los recursos solicitados en un principio para el proyecto y echar por tierra todo el proyecto si esos recursos no están disponibles de inmediato.
3. Cambios en la disponibilidad de recursos
Si no tienes los recursos adecuados para hacer el trabajo, también vas a tener problemas para asignarlo todo. Puede que las personas que necesitas para este proyecto no estén disponibles en el momento en que las necesitas. Si es así, tendrás que encontrar a otras personas o reorganizar el calendario del proyecto. Esto puede dificultar que los jefes de proyecto o de programa hagan su trabajo o se aseguren de que otra persona pueda hacerlo.
4. Dependencia de las tareas
Si hay una parte del proyecto que tiene que estar terminada antes de que se pueda hacer la siguiente, significa que hay una dependencia. Pero, ¿y si la parte A del proyecto tarda una semana más de lo previsto? Ahora necesitas que la parte B se haga más tarde. Y eso podría no ser posible con el equipo original que reuniste. ¿Y si el equipo responsable de la parte B tiene otro proyecto pendiente? ¿Quizá te reservaron la única semana que tenían disponible, pero ahora que estás retrasado no pueden hacerlo? Ahora tienes que encontrar la manera de adaptarte a su otro horario o cambiar el equipo que tenías previsto.
5. Urgencia general
Tienes que entender cuáles son los aspectos más urgentes. ¿Necesita terminar esta tarea inmediatamente? A menudo ocurre que un proyecto que se presenta en primer lugar se deja de lado en favor de otro proyecto totalmente distinto que debe completarse. Si ese es el caso, es posible que tenga que reasignar a algunos de sus empleados para que puedan trabajar en el nuevo proyecto, o puede que su proyecto pierda personal porque su jefe crea que el otro proyecto es más importante y asigne a su equipo a esa área en su lugar.
6. Trabajo en equipo
Todo el equipo debe ser capaz de trabajar en equipo. No se trata sólo de asegurarse de que el equipo pueda trabajar en pequeños grupos. Todo el equipo, todos los responsables del proyecto, tienen que ser capaces de trabajar juntos y sacar adelante el proyecto juntos. Esto no siempre es fácil, sobre todo cuando se reúne a personas que no suelen trabajar juntas. En ese caso, hay que asegurarse de crear un equipo y encontrar la manera de que todos se lleven bien.
Cómo hacer que funcione para su proyecto
Cuando esté listo para iniciar el proceso, es importante saber exactamente cuál es el objetivo general del proyecto. Hable con el cliente y con los responsables directos del proyecto. Estas son las personas que dispondrán de más información y podrán decidir el objetivo final. A partir de ahí, dependerá de los gestores del proyecto o del programa concretar todos los detalles.
Tendrás que trabajar con los responsables de cada departamento para averiguar qué personas son las más adecuadas para cada una de las tareas que hay que realizar. Si necesitas a alguien que pueda trabajar en el desarrollo, deberás hablar con el responsable del departamento de desarrollo y averiguar quién es la persona más adecuada para este tipo de proyecto o tarea. Deberás repetir este proceso para cada tarea que haya que realizar, pero asegúrate de dar al jefe de departamento toda la información que puedas. Alguien que es muy bueno en marketing para restaurantes puede no ser la mejor persona cuando se trata de marketing para automoción.
También querrás hablar con esas personas para asegurarte de que tienen suficiente espacio en su plato para asumir una tarea adicional. Si te dicen que no, vuelve al jefe de departamento. Es posible que alguna de sus otras tareas pueda reasignarse para hacer sitio a esta tarea. Si no es así, tendrás que hablar con el jefe de departamento para que te sugiera otra persona que pueda realizar la tarea o a quién deberías dirigirte después.
Cuando tengas a las personas asignadas a tu equipo, asegúrate de hablar con ellas sobre los resultados concretos que vas a necesitar. A partir de ahí, tanto ellos como tú podréis establecer un calendario realista para cada una de las tareas que deban completarse, así como un presupuesto realista para cada parte del proyecto. A continuación, serás tú quien elabore el calendario y el presupuesto generales que podrás presentar al director que esté por encima de ti o al cliente.
Si esos plazos o presupuestos no funcionan, es el momento de discutirlo con los demás implicados y buscar la mejor manera de recortar algunas áreas para que todo funcione bien y el proyecto pueda realizarse correctamente y todo el mundo esté contento con los resultados.
Planificar para lo peor
Asegurarte de que tu proyecto va a ir bien también implica planificar los problemas que puedan surgir. Algunos de ellos son los que hemos mencionado antes sobre las interacciones que van a tener lugar, pero siempre hay otras cosas que querrás examinar más de cerca y planificar lo mejor posible.
Programación de tareas
- Retrasos del cliente: ¿cuántas veces te ha pasado que un cliente tarda más de lo previsto en revisar algo? Quizá fuera algo pequeño, como decidir el tamaño de la fuente o el color del fondo. Tal vez fuera algo grande, como autorizar un aumento del presupuesto. Sea lo que sea, debes asegurarte de planificar los retrasos.
- Retrasos personales: ¿qué ocurre si alguien del equipo del que dependes tiene una emergencia personal y no puede terminar el trabajo a tiempo o ni siquiera terminarlo? Puede que tengas que esperarle o que tengas que reasignar esa tarea a otra persona. En cualquier caso, esto puede retrasar el trabajo.
- Retrasos en la entrega - Puede que la tarea para la que habías presupuestado 10 horas no se haga en 10 horas y necesite 12 o 20 o incluso más. No se sabe lo que va a pasar cuando trabajas con tecnología o gente creativa, así que es posible que haya áreas en las que surjan problemas.
Independientemente de lo que ocurra, debes asegurarte de que conoces tus recursos y de que estás planificando los recursos adecuados a lo largo del camino. Hay que asegurarse de planificar las emergencias y los retrasos, pero también es esencial ser realista desde el principio. La asignación de recursos es una parte importante del proceso cuando se trata de tu negocio, y sólo haciéndolo bien desde el principio puedes esperar hacer las cosas como esperan tus clientes, y los diagramas de Gantt son herramientas estupendas para gestionarlos.
