Plantilla de planificación de eventos y cómo crearla

Bienvenido al centro de mando de su evento

Para muchos equipos, enfrentarse a la abrumadora realidad del proceso de planificación puede resultar un contratiempo. Sin embargo, utilizar una herramienta de planificación de eventos puede ser la solución ideal para cuando llegue el temible momento de organizar el nuevo evento de la empresa.

No importa el tipo de evento que estés planificando, estar organizado es la clave. Tanto si se trata de celebrar la reunión anual de tu empresa, una convención tecnológica por todo lo alto o incluso la boda de tu mejor amigo, una herramienta de planificación de eventos puede ser tu mejor aliada.

Empiece por anotar sus tareas

¿Alquilas un cañón de confeti? Entendido. ¿Pedir 100 pizzas? Comprobado. ¿Contratar a la banda? Hecho. Una de las muchas ventajas de utilizar una herramienta de planificación de eventos es que no te olvidarás de lo que hay que hacer a continuación. Siempre es una buena idea dividir tu evento cronológicamente en etapas o fases.

La planificación de eventos suele implicar a varios miembros del personal y tareas. Si separas las tareas por etapas, tendrás una idea clara de cuáles son las fases críticas y los periodos de mayor actividad. Planifica tu acción paso a paso y céntrate en el éxito del gran día haciendo realmente las cosas, de la manera más eficaz.

Obtenga una visión global de cada pequeño detalle

¿La buena noticia? Una potente herramienta de software para diagramas de Gantt como Instagantt te permitirá estar al tanto de quién está haciendo qué y de lo que hay que hacer a continuación. Mantente siempre al tanto de cada pequeño detalle cuando se trata de organizar el evento del año en un diagrama de gantt; desde la búsqueda del lugar hasta el envío de las invitaciones a los invitados.

Utiliza colores diferentes para cada tipo de tarea o para identificar fácilmente a cuál de tus compañeros de equipo se le ha asignado el trabajo. Siempre es una buena idea especificar los roles y mantener a todo el mundo informado y al tanto de todo (algo que puedes conseguir fácilmente utilizando las opciones de menciones y notificaciones de Instagantt). Organiza todos tus asuntos pendientes en tareas: así, sólo tendrás que preocuparte de llevarlas a término.

Controle siempre su presupuesto

No pierda de vista su presupuesto: hágase una idea real de cuánto gasta en cada tarea para no pasarse. Controlar y ajustarse al presupuesto es fundamental en la organización de eventos. Utiliza los campos Coste estimado y Coste real para controlar tus gastos y ceñirte al presupuesto. Consejo útil: anota todos y cada uno de los gastos, incluso los más pequeños. Comparar lo que pensabas gastar con lo que acabaste gastando te será de gran ayuda a la hora de planificar futuros eventos.

Además, si haces un seguimiento del Riesgo y la Prioridad de cada una de tus tareas principales, siempre tendrás una idea clara de cuáles son las más importantes y comprometidas. Al fin y al cabo, no salirse del presupuesto requiere una implicación activa en el proyecto.

‍Porque, sea cual sea el tipo de evento que estés organizando, el objetivo sigue siendo el mismo: planificar con antelación y hacer un seguimiento para que todo vaya sobre ruedas el día del evento.

A continuación te explicamos cómo crear un diagrama de Gantt eficaz para la organización de eventos con el mejor creador de diagramas de Gantt. creador de diagramas de gantt. Véalo en acción.

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