La gestión de proyectos requiere una buena documentación y comunicación. Éstas son necesarias para que las actividades se lleven a cabo con eficacia. El BRD es un documento importante que se utiliza para definir una necesidad empresarial y su posterior ejecución. El PRD también es otro documento clave que se utiliza para definir una necesidad de proyecto. En primer lugar, hay una ligera distinción entre ambos. Aunque puedan parecer sinónimos, son diferentes. Se utilizan en distintas fases de un proyecto.
En este artículo, exploraremos las diferencias clave entre el BRD y el PRD para ayudar a los gestores y equipos de proyecto a comprender mejor el desarrollo del proyecto.
Introducción al PRD
Un PRD es uno de los documentos esenciales del Ciclo de Desarrollo del Producto. Expone qué activos y habilidades deben añadirse al lanzamiento de un producto para permitir que los equipos de desarrollo y pruebas sigan adelante. Aunque los PRD se elaboran eficazmente en los modelos convencionales de SD por fases, también son beneficiosos en el trabajo ágil.
El PRD incluye todo lo que debe formar parte de la liberación para que se considere completa. Actúa como guía para otros documentos creados durante el proceso de liberación. Aunque los PRD pueden sugerir cómo podría implementarse algo para mostrar cómo funciona. No suelen especificar exactamente cómo debe hacerse.
Elementos importantes del PRD
Aquí tienes un sencillo desglose de las piezas clave:
Descripción del producto
Esto da una visión general de lo que es el producto y de cómo encaja en el panorama general del mercado o en la visión de la empresa.
Propósito
Explica por qué se crea el producto y qué problemas empresariales concretos pretende resolver.
Público objetivo
Esto identifica a los usuarios finales y ayuda a comprender sus retos y expectativas. A menudo incluye información sobre los datos demográficos y los comportamientos de los usuarios.
Características principales
Destaca las principales características y funciones del producto. Ayuda a desglosar cada una de ellas para comprenderlas mejor.
Diseño de la interfaz de usuario
Se centra en el aspecto y el tacto del producto, explicando cómo interactuarán los usuarios con él.
Especificaciones técnicas
Abarca los detalles técnicos que necesita el equipo de ingeniería. Esto incluye cosas como la arquitectura del software, el almacenamiento de datos, los requisitos de rendimiento y los marcos de trabajo.
Casos prácticos de PRD
Un PRD es importante a lo largo de todo el proceso de desarrollo del producto. Empieza definiendo el producto y sus necesidades, y sigue guiando al equipo para asegurarse de que el producto se construye correctamente.
He aquí algunas situaciones en las que un PRD es útil:
Traducir las necesidades empresariales
Puedes utilizar el PRD cuando necesites traducir las necesidades de tu empresa en características del producto. El PRD explica cómo funcionará el producto y enumera sus características.
Proporcionar requisitos claros
Incluye detalles técnicos para que los desarrolladores sepan exactamente lo que tienen que construir.
Definir historias de usuario
Escribir historias de usuario en el PRD ayuda a clarificar los requisitos y a centrarse en lo que necesitan los usuarios. Por ejemplo: "Como usuario, quiero filtrar datos por intervalo de fechas".
Determinar si el producto cumple los objetivos empresariales
El PRD ayuda a alinear las características del producto con los objetivos generales de la empresa, como crear un chatbot en directo o añadir preguntas frecuentes para reducir las cuestiones de atención al cliente.
Coordinar equipos interfuncionales
Conecta los equipos de diseño, control de calidad e ingeniería para asegurarte de que todos colaboran eficazmente.
Gestión de errores y casos extremos
El documento describe cómo tratar los casos inusuales y los errores. Ayuda a una experiencia de usuario fluida y a una gestión adecuada de los errores.
Introducción a la BRD
Un BRD define, en términos sencillos, lo que hace una empresa y por qué es necesario un proyecto. Define las medidas que hay que adoptar además de los requisitos necesarios del proyecto.
La BRD se centra en la cuestión de lo que debe aportar el proyecto. Otra ventaja de este BRD es que, en caso de que se produzcan cambios durante el proyecto, el BRD debe actualizarse.
Por ello, considera la RBD como un plan que define las actividades para alcanzar los objetivos y lograr consecuencias positivas tanto para los clientes como para las partes interesadas.
Todos los participantes del equipo se implican en un esfuerzo por definir cómo funcionará el proyecto y cómo satisfará las necesidades de la empresa.
Este tipo de planificación se realiza con la participación de las partes interesadas y sólo puede llevarse a cabo después de que éstas hayan aprobado el plan de trabajo.
Elementos importantes del BRD
Desglosemos las partes principales del documento:
Resumen ejecutivo
Una breve descripción general que resume todo el documento y esboza los requisitos del proyecto.
Objetivos del proyecto/característica
Una descripción de lo que el proyecto (o función específica) pretende conseguir. Esto incluye sus objetivos y resultados esperados.
Requisitos empresariales y alcance del proyecto
Una definición clara del trabajo que implica el proyecto, garantizando que se mantiene dentro de los límites establecidos.
Partes interesadas
Una lista de quién participa en el proyecto y el papel y la responsabilidad de cada una de las personas implicadas en el proyecto.
Cronología
Se trata de un plan en el que se indican las distintas fases por las que va a pasar el proyecto y los tiempos que probablemente lleve cada fase.
Presupuesto y análisis coste-beneficio
Una declaración de los costes estimados, así como de los beneficios previstos del proyecto. El análisis coste-beneficio ofrece una justificación del Retorno de la Inversión (ROI) del proyecto.
Restricciones
Cualquier limitación o reto que pueda surgir durante el proyecto, junto con los recursos para abordarlos.
Casos prácticos de BRD
Este documento se prepara normalmente al inicio del desarrollo del proyecto. Ayuda a asegurarse de que todas las personas están en la misma página, minimiza la confusión y señala los riesgos. También es importante para obtener la aprobación de los ejecutivos y asegurar el presupuesto.
He aquí algunas situaciones en las que debes crear un BRD:
Planificar proyectos y fijar la dirección
Utiliza un BRD para esbozar lo que el proyecto necesita y pretende conseguir. Así te aseguras de que todo el mundo está de acuerdo y evitas retrasos costosos por cambios en el alcance.
Crear y sustituir aplicaciones
Reúne todos los requisitos empresariales necesarios para crear una nueva aplicación o sustituir una antigua dentro del BRD.
Responder a las solicitudes de propuestas
Redacta un BRD para abordar las RFP de nuevos proyectos detallando las necesidades y expectativas empresariales.
Definir las necesidades empresariales
Si tu empresa se está expandiendo, un BRD puede ayudar a documentar las necesidades empresariales necesarias.
Resolver problemas empresariales
Un BRD puede esbozar problemas empresariales concretos y los resultados deseados para abordarlos.
Priorizar las necesidades del mercado
Si estás entrando en un nuevo mercado, un BRD puede ayudarte a identificar oportunidades clave y alinearlas con tus objetivos empresariales.
BRD vs. PRD: Objetivo clave de ambos documentos
BRD
El objetivo principal del BRD es describir cómo debe ser el sistema en términos empresariales. A menudo define los aspectos comerciales, técnicos y de aplicación específicos que requerirá el proyecto. La BRD ayuda a responder preguntas importantes sobre lo que necesita la empresa y cómo se entregará el proyecto. También contiene una lista priorizada de características y requisitos que debe incluir el producto, sistema o servicio final.
PRD
Las PRD son muy importantes en el proceso de desarrollo de un producto porque sirven de guía para todo el equipo. Ayudan a dejar claro lo que pretende conseguir el producto.
Ayudan a que todos los implicados se pongan de acuerdo sobre qué características son las más importantes y comprendan las posibles compensaciones. Los PRD garantizan que todo el mundo esté de acuerdo, ayudando a asegurar que el producto final satisface las necesidades de los usuarios.
Para los equipos que utilizan métodos ágiles o en cascada, un PRD bien organizado puede hacer que el desarrollo sea más fluido, proporcionando directrices claras y ayudando a evitar el incumplimiento de plazos o cambios en el alcance del proyecto.
¿Cuándo utilizar BRD?
Debes redactar un BRD durante la fase de planificación del proyecto. Al principio del proyecto, el BRD especifica el objetivo y el alcance del proyecto.
También describe las necesidades y objetivos de la empresa.
Aunque el BRD se define en estas primeras fases, puede actualizarse a lo largo del proyecto a medida que surjan cambios. Este documento es importante porque sienta una base sólida para el éxito del proyecto. Ayudará a mejorar la planificación, la ejecución y la comunicación.
Necesitarás un software de gestión de proyectos que organice las tareas y conecte a todo tu equipo para gestionarlo eficazmente. Instagantt es una herramienta online que proporciona datos en tiempo real en diferentes vistas. Permite que cada uno trabaje de la forma que prefiera. Su diagrama de Gantt interactivo puede compartirse con equipos y partes interesadas, mostrando las tareas organizadas en una línea de tiempo.
Puedes vincular tareas dependientes, establecer hitos e identificar la ruta crítica. Además, puedes establecer una línea de base y hacer un seguimiento de tu BRD en tiempo real a medida que avanza el proyecto.
¿Cuándo utilizar el PRD?
Un Documento de Requisitos del Producto suele crearlo el gestor del producto antes de que el equipo de desarrollo empiece a trabajar en el producto. Sin embargo, es importante que todos colaboren en él. Un PRD es como el mejor amigo del gestor de producto, porque guía el lanzamiento y ayuda a garantizar que entregas lo que los clientes quieren, a tiempo.
Todos los implicados en la liberación. Esto incluye a desarrolladores, probadores y jefes de proyecto, deben estar familiarizados con el PRD.
Reflexiones finales
Tanto el BRD como el PRD son documentos basados en requisitos. Son útiles para llevar tu empresa hacia el éxito. Puedes alinear a tu equipo y describirles tus objetivos empresariales utilizando estos documentos.
