Asana, una de las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado

Qué es Asana

Profundicemos un poco más en este programa. Es relativamente nuevo y sólo tiene alrededor de 30.000 personas que lo utilizan actualmente. Pero eso no significa que no sepan lo que están haciendo. De hecho, parecen saber bastante sobre lo que están haciendo y definitivamente están ofreciendo un montón de características. De hecho, Asana fue creada por algunos de los peces gordos que solían formar parte de otras dos grandes compañías tecnológicas, Facebook y Google. Así que, si no estabas seguro de querer confiar en este software relativamente nuevo, eso debería darte más confianza.
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Ofrece planificación, uso compartido y organización para tu lista de tareas pendientes y permite que todo tu equipo forme parte del proceso. Lo que es aún mejor es que este sistema es fácil de usar, lo que significa que casi cualquier persona puede utilizarlo sin problemas. Podrá enseñar a utilizar este software incluso a los miembros de su equipo más reacios a la tecnología. Eso lo hará muy valioso para los equipos que cuentan con miembros de diferentes generaciones y diferentes niveles de comodidad con la tecnología.

¿Cómo funciona?

En general, vas a crear tu cuenta y empezar a asignar personas a ella. Puedes crear diferentes equipos dentro de tu cuenta para que diferentes personas estén en los lugares adecuados. Por lo tanto, si tienes un equipo trabajando en el Proyecto A van a estar en un equipo diferente a los del Proyecto B. No sólo eso, sino que dentro de los equipos puedes grandes proyectos diferentes y dentro de esos proyectos puedes crear secciones y tareas. Todas estas cosas van a hacer que sea mucho más fácil para usted para realizar un seguimiento de las cosas que su equipo tiene que hacer.
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Ahora, cada una de las tareas específicas que cree obtiene un nombre, una fecha de vencimiento y los miembros del equipo asignados a la misma. Puedes establecer etiquetas, subtareas y otros textos que te ayudarán a delimitar lo que ocurre dentro de esa tarea. Además, puedes establecer el estado de una tarea. Eso significa que puedes establecerla como en revisión, en retroalimentación o cualquier tipo de estado que desees. También puedes decidir cómo se configurarán esos estados. Incluso hay una bandeja de entrada que permite a todo tu equipo comunicarse entre sí fácilmente.
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Para aquellos que quieran empezar, funciona con equipos de cualquier tamaño. La diferencia será el precio. La versión gratuita de Asana te da acceso a búsquedas, archivos, listas de tareas básicas y tareas generales, así como a un total de 15 miembros del equipo. Si no estás 100% seguro de cómo va a funcionar todo o si va a funcionar para ti o si tienes un equipo pequeño esto podría ser suficiente para ti. Puedes hacer que la versión gratuita funcione, al menos durante un tiempo.
Por otro lado, si tienes un equipo más grande o necesitas funciones más avanzadas, vas a querer la versión de pago del servicio. El precio es de 7,50 $ por usuario cada mes que quieras utilizar el servicio. Eso significa que vas a tener una cantidad decente de costes involucrados. Por lo tanto, es mejor estar bastante seguro de que este es el servicio que desea y el que va a trabajar para usted si usted decide que va a pagar por ello. No querrás gastar tanto dinero en algo que no funciona.

Características generales

Ahora, echemos un vistazo rápido a algunas de las funciones más importantes que van a acompañar a tu sistema Asana. Por supuesto que vas a tener una lista de tareas, que te permite crear tus tareas y decidir qué es importante para ti durante el día (o más). De hecho, tu lista de tareas puede contener casi cualquier cosa que desees y podría pertenecer sólo a ti o podría pertenecer a todo un equipo que crees. Esa va a ser una forma en que puedes crear una experiencia personalizada, incluyendo la adición de tareas y la asignación de plazos y más a cada uno.
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Con la versión premium vas a tener características como la presentación de informes, que te permite ver cómo tu equipo está haciendo cuando se trata de sus resultados y tareas. También te permite establecer las fechas de inicio de los proyectos en lugar de sólo las fechas de finalización, lo que va a ayudarte a mantener a la gente en el buen camino con las cosas que hay que hacer con más urgencia y las cosas que podrían esperar un poco más antes de que te pongas a ello. Así, todo el equipo hará lo que tiene que hacer, cuando tiene que hacerlo.
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Otras funciones son la bandeja de entrada con notificaciones. Se proporciona a todas las personas de tu equipo y te permite enviarles notificaciones cuando les asignas nuevas tareas o cuando les envías un mensaje. Así te asegurarás de que no se pierden nada y tú tampoco. Si alguien tiene una pregunta vas a verla rápidamente y vas a ser capaz de ocuparte de ella de inmediato. Todo lo que necesitas hacer es estar atento a tus notificaciones y Asana se asegurará de que puedas hacerlo rápida y fácilmente. Así que estarás listo para empezar en poco tiempo.
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Además, vas a tener características como soporte prioritario, seguridad de datos y archivo de tus tareas y listas de control. Usted será capaz de utilizar todas estas características como quieras y esencialmente puede personalizar el sistema para asegurarse de que usted va a tener un sistema que puede utilizar. Usted quiere algo que va a ser fácil, después de todo, y con este sistema, si usted tiene el pago o la versión gratuita, vas a tener exactamente eso. Todo lo que necesitas hacer es asegurarse de que usted está evaluando qué versión del sistema que necesita.

Dónde gana

Bien, vamos a sumergirnos en cuáles son las mejores características de Asana. Después de todo, tiene excelentes servicios y características y es por eso que continúa funcionando bastante bien en general. Por lo tanto, queremos echar un vistazo más de cerca a donde está prosperando y cómo va a seguir para ofrecerle los servicios y características que usted ha estado buscando. Una vez que sepas eso, estarás mejor preparado para tomar una decisión (aunque te recomendamos que también mires los fallos en la sección de abajo).
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La interfaz es una de las principales razones por las que Asana funciona tan bien y eso es porque tiene una interfaz de usuario muy simple y de gran apariencia. Es realmente fácil para cualquiera entender cómo funciona el sistema y cómo acceder a las diferentes partes que puedas necesitar. No hay mucho de una curva de aprendizaje involucrados, lo que hace que sea ideal para casi cualquier usuario que pueda tener.
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A continuación, si usted está buscando una manera de crear una buena lista de tareas pendientes que sin duda en el lugar correcto. De eso se trata exactamente este sistema. Te va a ayudar a crear una lista de tareas de una manera realmente fácil. Todo lo que tienes que hacer es crear tu tarea y luego puedes arrastrarla y soltarla donde quieras. Así que no vas a tener ningún problema para añadir nuevas tareas, moverlas y cualquier otra cosa que puedas necesitar hacer.
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Si sólo tienes unas pocas personas trabajando en tu equipo o en tu negocio vas a tener un gran tiempo con este software, te va a dar a ti y a ellos un gran lugar para interactuar y una gran manera de ver lo que todo el mundo está trabajando. Si tienes menos de 5 personas trabajando en tu equipo vas a pasarla muy bien aquí.
Para aquellos que necesitan establecer cosas a cierto nivel de prioridad pueden hacerlo con Asana. Si bien lo más fácil es establecer un solo elemento como prioridad máxima y luego establecer el resto de los elementos en un nivel inferior, puedes ajustar los niveles de una manera un poco diferente. Esto te ayudará a establecer lo que se debe hacer y quién debe asegurarse de que se haga.
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El aspecto del calendario es una de las mejores cosas de este sistema. Te permite ver tu calendario de una sola vez y permite que todos en el equipo vean lo que hay que hacer o en qué tareas se está trabajando. Incluso te mostrará una línea de tiempo y te permitirá ver cómo las diferentes tareas dependen unas de otras. Todo esto va a asegurar que puedas completar tus tareas a tiempo y dentro del presupuesto, mucho más rápido y fácil.

Dónde falla

De acuerdo, no nos gusta hablar de nada que falla, pero esto es algo que debemos analizar más de cerca. Quieres asegurarte de que estás adquiriendo un sistema que va a funcionar para ti y todo tu equipo y eso significa asegurarte de que sabes cuáles son los aspectos no tan buenos de Asana. De esa manera, sabrás cómo contrarrestarlos o qué deberías buscar en otra parte. Después de todo, vas a querer algo que puedas usar para ocuparte de todas las tareas importantes de tu empresa, ¿no?
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La comunicación entre diferentes equipos no es un proceso simple. En su lugar, estás realmente relegado a comunicarte sólo en tu equipo específico y sólo con otros dentro de ese equipo. Esto puede hacer que sea un poco difícil utilizar el software en todo su potencial. Después de todo, siempre habrá ocasiones en las que tengas que comunicarte con alguien que no esté en el mismo equipo porque algo que estás haciendo se solapa o porque necesitas su ayuda. Si tienes que sacar esa comunicación de tu sistema de gestión de tareas, no te va a servir de ayuda.
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Además, si tienes un equipo grande, vas a tener que pagar por el sistema de empresa. Eso puede ser caro, sobre todo porque tienes que pagar por cada miembro que necesite utilizar el sistema y pagas cada mes. Así que, si vas a tener a mucha gente utilizándolo, necesitas actualizarlo y tienes que sopesar los pros y los contras del coste que estás invirtiendo en el proceso. Aún así, vas a tener formas de equilibrar el coste porque puedes trasladarlo a los costes para tus clientes.
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Desafortunadamente, algunos de los programas que Asana está empezando a introducir y las diferentes formas en las que están empezando a hablar de mejoras están un poco anticuadas. Muchas otras compañías ya ofrecen algunas de estas características, pero Asana recién está entrando al ruedo. Esto puede ser un poco una desventaja, aunque si miras más de cerca puedes ver que algunas de estas características especiales no son tan necesarias como podrías pensar. Es por eso que Asana no les dedicó tanto tiempo al principio, y en su lugar optó por centrarse en otras áreas más importantes.
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No hay un estudio realmente bueno de lo que va a pasar después con el sistema. Nadie sabe qué productos van a lanzar ni qué funciones y servicios. Ni siquiera se sabe cuándo se lanzarán las correcciones de errores, lo que puede ser un poco desconcertante para algunos y molesto para otros. Es algo que querrás mirar con lupa y que puede resultarte molesto. Por suerte, hay muchos grandes lanzamientos y se inician relativamente rápido, así que no tienes que preocuparte por esperar demasiado, incluso si no sabes cuándo llegará.
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A veces Asana también parece un poco demasiado juguetón. Algunas de las características y los aspectos de fondo del sistema parecen muy amateur y parecen estar más inclinados al tiempo de juego que a un sistema serio que necesitas para los negocios. Pero quizá sea eso lo que necesitas, algo un poco más lúdico y divertido para romper la monotonía de tu jornada laboral, ¿verdad? Bueno, si ese es el caso, entonces estás en el lugar correcto cuando se trata de trabajar con Asana. Tiene un poco de todo lo que puedas necesitar.

Principales novedades

Entonces, ¿qué le ha pasado a Asana últimamente? Con todo lo que hemos dicho, podrías pensar que este sistema no está haciendo mucho o que tiende a quedarse atrás por completo. Bueno, hay algunas áreas buenas de Asana y algunos aspectos importantes a los que querrás echar un vistazo. Están trayendo algunos programas más nuevos que no necesariamente vas a encontrar en otros lugares, como la nueva automatización e incluso nuevos métodos de presentación de informes. Así que, si te interesan estas funciones, echa un vistazo a lo que hay disponible aquí.
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En primer lugar, la automatización. Si tienes tareas que deben repetirse varias veces o en cada uno de tus proyectos, puedes configurarlas para que se realicen automáticamente. Podrás personalizar algunas de estas funciones y asegurarte de que se hace todo lo que hay que hacer. No sólo eso, sino que no tendrás ningún problema para reducir algunos de los errores que podrías tener de otra manera. Además, ayuda a reducir parte del tiempo que tienes que pasar para hacer las cosas. Todo eso va a terminar como un ganar-ganar para ti.
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Cuando se trata de informes, Asana está colaborando con algo llamado informes Forrester Wave. Podrás obtener información sobre diferentes colaboraciones y conocer diferentes tipos de gestión del trabajo. Vas a tener un montón de información aquí y vas a poder utilizarla para tus propósitos. Al final, vas a estar mucho mejor preparado para lo que hay que hacer en tu sistema Asana. Ten en cuenta que vas a recibir este informe actualizado con tu servicio, por lo que puedes comenzar a aplicar la información de inmediato.

¿Es para usted?

So, is Asana going to be the software for you? Well, that’s going to be a relatively personal choice. You’re the one who has to decide whether you like this system or you don’t. You have to take a closer look at each of the benefits and features that it does offer and compare them to the features that you’re not going to get. You might be able to get some different features by going with a different system. You might be able to get the most important ones with this or another system. Remember, you may have to make some sacrifices.
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When it comes to getting the best system for your business the most important thing you can do is balance out your top needs and the sacrifices that you’re willing to make to get those things. If you’re willing to give up a little bit of money to get the other features that you can access through Asana then this is great for you. Other features and shortcomings might balance out different ways for you too. And keep in mind that this is all about what’s going to work for you, not someone else.
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Now, if you have a small business you’re going to see the benefits when it comes to Asana. You’re going to be able to work with your team more easily and to balance out the different tasks that need to be done. You’re going to have a free system that gives you a whole lot of features and combines great with your Gantt Chart Software (Instagantt). It’s all going to make for a cohesive system that you can use for any area of business. Your entire office is going to be more than happy to be able to collaborate this way.
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If you have a large business you’re going to see even more benefits from this system because you’re going to have an array of different benefits with the paid version. You’ll be getting all of the same benefits that come with the standard, but you’re also going to be upgrading those features and getting a whole lot more. What could be better than that? If you’re going to pay for the service you want to make sure that you’re getting something that’s going to be worth the investment, right?

So, are you going to get good features out of Asana? In short, absolutely. And when you combine Asana with Instagantt you’re going to be even better off. You’ll be able to utilize all of the top features that we already mentioned when it comes to Asana and you’ll also be able to make sure that you’re shoring up the areas where Asana may not be doing as well as you had hoped. Instagantt can take care of it too.
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But in all fairness, we’ve explained what Asana can do for you, and some of its unique features. However, we haven’t really gotten into what Instagantt has to offer, and all the benefits your team will be introduced to by using it. So let’s dive a little bit into this software.


What is Instagantt?

Instagantt is a web app developed for as a Gantt chart maker that help you visually plan project schedules with your team.
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It's honestly the perfect Gantt chart ally you were hoping for. This tool makes project planning easy, as it allows you to create a Gantt chart, schedule tasks, and set start and due dates.
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What’s even better is that this system is simple to use. It's so intuitive, that you and your team will be able to start using it right away.  
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Gantt Chart Software for Asana
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By creating an Instagantt account linked to Asana, you'll be able to manage and create Gantt Charts for your Asana Projects. So, how do you start using Instagantt for Asana? During your first Instagantt session, you will be prompted to browse your Asana projects and connect those that you'd like to visualize in Gantt format, given that you may only want to connect one or a few of your projects, versus your entire list of projects.
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Two-way Communication Between Asana and Instagantt
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And once you choose which projects to connect, just like that, your tasks (and all your information related to your tasks) will be transformed into Gantt chart mode. This means that descriptions, the names of your tasks and subtasks, assignees, and start and due dates you had previously assigned to your projects in Asana, will be immediately synchronized to Instagantt. Why does this happen? Because there is two-way communication between Asana and Instagantt, meaning that changes made in Asana reflect in Instagantt straight away, and vice versa.
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Your Favorite Asana Features Sync to Instagantt
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We’ve mentioned your top Asana features also work in Instagantt. But it’s more than that. We’re talking full-on synchronization between the way you manage your projects. What does this mean? It means that features such as Milestones, which are incredibly useful and make for check-points that mark a critical decision factor within your project, also sync from Asana to Instagantt.
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As you probably know by now, making communication between teams a simple process is one of our main goals. So it makes sense that we would make a point to deliver a great tool that allows for comments to quickly synchronize between the two systems. This way, when you add comments to tasks, they will also automatically show up on your Gantt chart. Also, when you create new comments on Instagantt, the information will sync to your project in Asana.
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The same goes for great features such as dependencies and tags. We’ve made the best and most useful project management features available and fully connected between the two software so that any progress you make in one, automatically reflects on the other one. When we say your team won’t miss anything anymore, we really mean it. Asana and Instagantt can make your team reach a new level in no time.

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