Instagantt vs. Notion: ¿Cuál te funciona mejor?

Dedicar tiempo a investigar cuál de ellas te aporta más valor te será útil a largo plazo. Así que, si sigues utilizando métodos de la vieja escuela para gestionar proyectos y colaborar con tus compañeros de equipo, es hora de que sepas qué herramienta de diagrama de Gantt elegir.

Visión general de Instagantt

Instagantt se centra específicamente en la gestión de proyectos con un diagrama de Gantt. Facilita la creación, uso e implementación de tus líneas de tiempo. Es una herramienta potente y rica en funciones con una experiencia sencilla, para que todo gestor trabaje como un profesional en la planificación de proyectos.

Instagantt funciona como una aplicación web, por lo que cualquier persona de tu equipo, ya trabaje in situ o a distancia, puede acceder a ella, y todo el equipo permanecerá en una plataforma unificada. Está disponible para los usuarios de Asana con una opción de integración, pero otros pueden utilizarlo como su compañero independiente de gestión de proyectos.

Características prácticas de Instagantt

Instagantt tiene un montón de valiosas funciones empaquetadas para ti. Puede mantener a todo el equipo en una plataforma para garantizar la máxima eficacia cuando y donde sea necesario. A continuación te mostramos algunas de las mejores funciones que puedes utilizar en Instagantt para conseguir la máxima practicidad.

1. Fácil diseño de gráficos mediante arrastrar y soltar

Instagantt es una herramienta potente y sencilla que puede utilizarse para gestionar todo tipo de proyectos. Facilita el diseño del diagrama de Gantt con la función de arrastrar y soltar, para que puedas ser productivo y rápido mientras diseñas tu diagrama. Será tan sencillo como pintar tus tareas en un gráfico con todas las opciones como etiquetado, diferencias de color, etc.

2. Mantén todo alineado entre tareas con dependencias

Los diagramas de Gantt no son sólo diseño, ya que debes mantener un calendario sincronizado para entregar todos los entregables a tiempo. Con Instagantt, puedes establecer dependencias entre tareas. Esto ayuda a mantener todo alineado. Al cambiar una tarea en tu diagrama, todo lo que tenga dependencias establecidas con respecto a esa tarea se actualizará automáticamente en el diagrama.

3. Control excepcional de la gestión del equipo sobre las tareas

Como gestor de proyectos, necesitas un control total sobre las tareas que asignas. Con Instagantt, puedes controlar todos los aspectos de las tareas. Asigna tareas, divídelas y planifícalas. Trabaja en los requisitos de colaboración para tareas específicas y proporciona a tus colaboradores descripciones de texto completas.

Los empleados también pueden plantear sus dudas de forma eficaz para cada tarea o subtarea, a fin de mantener la máxima calidad en sus entregas.

4. La gestión de la carga de trabajo ayuda a seguir el progreso.

Instagantt viene con una herramienta de gestión de la carga de trabajo que ayuda a realizar un seguimiento de la carga de trabajo total de cada usuario. Incluye el seguimiento simultáneo de usuarios y recursos, para que puedas saberlo todo sobre el proyecto junto con el inventario de recursos. Las tareas se distribuyen a lo largo de la línea de tiempo, y cada usuario tiene su carril.

Con Instagantt, no sólo haces un seguimiento, sino que facilita el cambio de plazos, duración y el cambio horizontal o vertical de tareas entre los asignados.

5. Vista de la Junta para el compromiso del equipo

Instagantt viene con una vista de tablero y una vista Kanban. La vista de tablero te permite involucrar a todo el equipo a la hora de diseñar o trabajar en una idea de proyecto. Aquí puedes agrupar diferentes tareas y proyectos según sus ideas específicas, y se pueden personalizar las cosas relativas al flujo de trabajo.

Para una visión rápida, Instagantt proporciona una vista Kanban que funciona como una lista de tareas pendientes y proporciona detalles importantes sobre cada tarea en el tablón de estado.

6. Potentes herramientas de gestión de proyectos

Con Instagantt, todo gestor de proyectos trabaja como un profesional porque combina herramientas y funciones. Cuando necesites empezar a gestionar un proyecto, puedes seleccionar una plantilla o algunos proyectos clonados. Personalízala según los requisitos de tu proyecto y obtén estimaciones de horas de finalización, presupuestos, etc.

A medida que obtengas estimaciones de la herramienta, comparar las opciones previstas y actualizar el presupuesto y los plazos según los requisitos específicos del proyecto será mucho más fácil.

7. Cuadro de mandos e informes

La función de informes y panel de control de Instagantt es extremadamente útil cuando se trata de cumplir los plazos de un proyecto. Obtienes un gráfico visual con todas las estadísticas enumeradas a continuación para que puedas ver cómo va el progreso y qué factores están causando el retraso en tu avance.

Comparar las estadísticas en tiempo real con las planificadas hará que todo sea transparente, de modo que puedas aumentar los recursos necesarios para cumplir el plan original y sus plazos.

8. Se facilita la colaboración entre los miembros.

Incluso cuando tu equipo trabaja a distancia, Instagantt facilita la colaboración y el intercambio de proyectos entre los miembros del equipo. Todos permanecen en una plataforma, y pueden compartir sus proyectos e ideas. Algunas funciones adicionales son:

- Comentarios

- Asignación de tareas

- Dividir tareas

- Aceptar o rechazar tareas

La función de colaboración no es sólo para los empleados, sino que tus clientes también pueden estar en la misma página que tú. Instagantt te permite compartir enlaces públicos, informes, archivos PDF o Excel junto con informes de imágenes para mantener a los clientes al día sobre el progreso del proyecto.

9. Costes fijos o variables del usuario para gestionar las finanzas junto a

Diferentes equipos tienen diferentes presupuestos. Algunos empleados tienen precios fijos, mientras que otros equipos tienen precios variables para distintos empleados y proyectos. Mantener separado el departamento de financiación puede hacer que todo esto sea un engorro.

Por eso, Instagantt ofrece esta función de gestión de costes dentro de la propia herramienta, para que los jefes de proyecto puedan establecer precios fijos o variables para todos los empleados. A continuación, se pueden enviar al departamento financiero, lo que facilita los pagos.

10. Matriz de evaluación de riesgos

Con posibilidades de cometer errores en todas partes, la matriz de evaluación de riesgos de Instagantt proporciona una visión tras comprobar la probabilidad de los riesgos mediante un análisis lógico y profesional de los riesgos de tu empresa. Estos riesgos pueden estar relacionados con la financiación, la reputación o el medio ambiente, y si se abordan los riesgos más críticos en el momento adecuado, se puede mantener fácilmente el progreso de la empresa.

11. Camino crítico

Una gran parte de la gestión de proyectos consiste en definir el camino más eficaz para trabajar en un proyecto. Debes empezar por un extremo y terminar por el otro, porque distintas tareas del proyecto llevan mucho más tiempo que otras. La función de ruta crítica destaca toda la cadena de tareas según su complejidad e indica cuáles pueden afectar al plazo. Así puedes planificar las tareas en consecuencia y asegurarte de que tu proyecto se entrega a tiempo.

Ventajas de Instagantt

Aparte de sus características técnicas, aporta otras ventajas para mejorar tu experiencia de usuario. A continuación te mostramos algunas de esas ventajas.

Incorporación más fácil, incluso para los principiantes, con una interfaz sencilla

Empezar a utilizar Instagantt es como coser y cantar gracias a su interfaz sencilla y fácil de usar. Incluso si eres principiante en herramientas de gestión de proyectos y diagramas de Gantt, te encantará lo fácil que es seguir todas tus prácticas tradicionales de gestión de proyectos con Instagantt.

Tienes la opción de personalizar su interfaz de usuario.

Si crees que la interfaz de usuario tiene algunas funciones o elementos ajenos a tus necesidades, puedes personalizarlos según tus requisitos. De este modo, la herramienta puede hacerse más potente o más sencilla según las necesidades. Esta función de personalización te será de gran ayuda a largo plazo, especialmente cuando trabajes en varios proyectos simultáneamente.

Trabajar simultáneamente con múltiples proyectos y clientes

Instagantt no es para trabajar con un solo proyecto o un solo cliente. Aquí puedes integrar varios proyectos y tareas en una sola plataforma. Del mismo modo, te permite colaborar con varios clientes en una sola plataforma proporcionándoles toda la información que necesitan.

La función de resumen de tareas ayuda a seguir el rendimiento de todo el equipo

Instagantt proporciona información y estadísticas de forma fácilmente comprensible. Por ejemplo, viene con una actualización del porcentaje de tareas para cada tarea, y hay una actualización dinámica del color para las tareas que se retrasan respecto a su fecha de vencimiento. Y lo que es más importante, incluye una función de resumen general de tareas que te ayuda a controlar el rendimiento de todo tu equipo.

La integración con Asana es una de las ventajas de este sistema

Uno de los principales casos de uso de Instagantt para muchos usuarios es su integración con Asana. Esta integración facilita simultáneamente la gestión de proyectos y tareas al gestor de proyectos. Por lo tanto, si utilizas Asana e integras Instagantt, te aportará beneficios en ambos sentidos para mejorar la experiencia de gestión de tus empleados y proyectos.

Desventajas de Instagantt

Con todas las ventajas, hay algunas desventajas de Instagantt. Puede que sólo se apliquen a algunos usuarios, pero aquí tienes las desventajas de Instagantt que debes conocer.

Sobrecarga y espacio en pantalla

Al principio, el tamaño de la pantalla de la interfaz de usuario puede resultar abrumador para algunos usuarios. Esto se debe a que hay muchas funciones disponibles en ella por defecto. Sin embargo, eso no es un problema, ya que puedes personalizar fácilmente la interfaz para que se adapte perfectamente a todas tus necesidades. Si un usuario se queda con la interfaz por defecto, familiarizarse con todas las funciones puede llevarle un poco de tiempo.

Las exportaciones a PDF no siempre son nítidas

Exportar informes en PDF es una función integral de Instagantt, ya que ayuda a compartir los progresos con los clientes. Del mismo modo, los empleados y asignados pueden obtener todos los detalles en esos informes PDF. Sin embargo, puede tratarse de un error del software que hace que las exportaciones sólo a veces sean cristalinas. Es un problema que los usuarios rara vez ven y que sólo está ahí a veces.

Que todo el mundo pueda actualizar su porcentaje de trabajo puede ser un problema para algunos equipos.

Instagantt permite que todos actualicen su porcentaje de trabajo, lo que quita mucha carga de trabajo al gestor de proyectos. Sin embargo, como los empleados actualizan su porcentaje de trabajo, hay posibilidades de que se produzcan falsos avances que el gestor de proyectos sólo puede detectar una vez que comprueba el avance él mismo.

Visión general de Notion

Notion es otra plataforma para gestionar todo el equipo en un solo lugar. Está hecha para satisfacer las necesidades de cualquier equipo con un sinfín de usuarios. Es conocida por sus funciones de toma de notas que permiten a los equipos organizar proyectos y tareas individuales para obtener el máximo mientras trabajan. Notion ofrece personalizaciones para que la plataforma se ajuste y adapte a tus necesidades. Así, puedes hacerla potente o mínima según tus necesidades.

Características prácticas de Notion

Notion puede parecer sencillo, pero aporta un montón de características técnicas para mejorar el flujo de trabajo en tu extremo. A continuación se indican algunas de las principales funciones de las que podrás disfrutar con el diagrama de Gantt de Notion.

1. Conecta todo en una sola plataforma para una mayor eficacia en el trabajo

Notion te permite llevarlo todo a una sola plataforma. Así, puedes llevar todos tus equipos, proyectos, documentos y partes interesadas a Notion. Permite romper silos con todo el equipo, y todos en el equipo progresan como una unidad. Impulsa excepcionalmente tu progreso laboral mientras trabajas en varios tipos de tareas.

Mientras todos están en una misma plataforma, Notion permite al equipo repasar las presiones recientes, los objetivos, los valores y las nuevas actualizaciones sobre los proyectos en los que están trabajando.

2. Las notas de reunión detalladas y organizadas hacen que nunca te pierdas nada importante.

Una gran parte de las características de Notion depende de la función de notas de reunión. Aquí no hay documentos flotantes, y los equipos que crean que las wikis obsoletas no son útiles para su proyecto deben pasarse a Notion. Aquí puedes mantener todo el conocimiento del trabajo en tiempo real y compararlo con la información anterior. Así, todos los miembros del equipo se mantienen al tanto de todo el contexto del proyecto.

3. Ofrece la posibilidad de crear cuadros de mando arrastrando y soltando.

Notion te permite construir tu flujo de trabajo a tu manera. Puedes dividir el proyecto en tareas más pequeñas y personalizar la hoja de ruta según tus necesidades. Hacerlo no supone ningún esfuerzo gracias a la funcionalidad de arrastrar y soltar. Así, puedes arrastrar y soltar cualquier tarea, documento, sistema o sitio web de las tareas y construir tu flujo de trabajo.

4. Notion tiene una interfaz de usuario personalizable.

Notion entiende que todos los gestores de proyectos tienen necesidades diferentes. Algunos trabajan en proyectos complejos con requisitos complejos, mientras que otros necesitan una herramienta de gestión del flujo de trabajo más sencilla. Por eso, Notion permite a los gestores de proyectos personalizar la interfaz de usuario. Así, la herramienta puede ajustarse exactamente a los requisitos de su experiencia. Sin nada extra o que falte en la interfaz, la herramienta será más eficaz para cada gestor de proyectos.

5. Disfruta utilizando una enorme biblioteca de recursos creados por la comunidad

Notion tiene una enorme comunidad de usuarios globales que crean plantillas, eventos e integraciones en esta plataforma. Si necesitas alguna de ellas, puedes utilizarla, ya que algunas son gratuitas. Por lo tanto, siempre necesitarás más recursos y apoyo cuando utilices Notion.

6. No se limita a los requisitos de un tipo específico de equipo

Notion no está hecho específicamente para un tipo de equipo. Está hecho para albergar a un sinfín de usuarios de todo tipo de equipos. Cada equipo puede trabajar en sus requisitos específicos para resolver sus problemas con Notion. Desde diseñadores a ingenieros, pasando por todos los demás, Notion sirve a todos los equipos.

7. Puedes empezar con una plantilla y editarla para adaptarla a tus necesidades

Empezar por primera vez puede ser difícil, por eso Notion te permite utilizar sus plantillas. Hay miles de plantillas gratuitas y configuraciones preconstruidas disponibles. Selecciona una que se ajuste a tus necesidades y modifícala para conseguir una experiencia perfecta. De este modo, la plataforma de diagramas de Gantt de Notion ofrece la solución más innovadora para la mayoría de los gestores de proyectos.

Ventajas de Notion

Las ventajas pueden variar de un equipo a otro, pero hay algunas muy valiosas al utilizar Notion como plataforma de planificación de proyectos.

Ofrece la flexibilidad de tratarlo todo como un bloque de trabajo

Ofrece flexibilidad a la hora de gestionar la información y los documentos que quieras proteger. Los usuarios pueden guardar fácilmente sus notas como páginas, lo que les permite gestionarlo todo en bloque. La herramienta ofrece flexibilidad en la gestión de la actividad de marketing. Ayuda a gestionar el desarrollo de estrategias y el mantenimiento de listas de tareas que generan mejores resultados.

Facilita mucho la toma de notas.

Notion ofrece la mejor función para tomar notas. En cuestión de segundos, los usuarios pueden tomar todas sus notas. La integración de documentos, hojas de cálculo, tablas y otras funciones de toma de notas facilita la gestión y el intercambio de todas las notas con los miembros del equipo. Los usuarios también pueden tomar notas como un diario y resaltar o poner en negrita las cosas importantes para que sus notas sean más representativas.

La función de tablero Kanban ayuda a controlar la lista de tareas pendientes.

La función de tablero Kanban es la mayor ventaja de utilizar Notion. A los jefes de proyecto a menudo les resulta difícil gestionar sus tareas con eficacia, porque no pueden hacer un seguimiento de sus listas de tareas pendientes, lo que les hace perder tiempo. Sin embargo, con la función de tablero Kanban, los jefes de proyecto pueden gestionar fácil y eficazmente todas sus listas de tareas pendientes, lo que les permite mejorar su productividad con el tiempo.

Compartir y colaborar es más fácil con transparencia.

Notion permite a los compañeros de equipo y a los jefes de proyecto compartir todos los detalles relacionados con el proyecto para garantizar que todo se gestionará de acuerdo con el plazo establecido. Además, Notion permite colaborar con el equipo sin problemas fácilmente. También permite mantener la transparencia mientras se realizan reuniones de equipo y otras actividades para garantizar que no se filtre ningún dato.

Desventajas de Notion

Notion puede aportarte un valor increíble, pero no viene sin desventajas. Éstas pueden ser críticas para algunos usuarios, por lo que a continuación te ofrecemos los detalles que debes conocer.

No es tan fácil embarcar.

El proceso de incorporación es muy difícil y confuso. La gestión de los aspectos internos y de cara al cliente es muy confusa. Hay que cumplir con varios documentos e información en un solo lugar, pero al mismo tiempo, todo ello no debe mostrarse a los clientes, lo que a menudo dificulta la gestión de los proyectos, especialmente para los novatos.

No hay tutoriales ni materiales de ayuda disponibles.

Si eres un nuevo usuario de Notion, tendrás que dedicar tiempo a probar y comprobar cada función antes de aprender a utilizarla. No hay ningún tutorial disponible desde el que puedas aprender a utilizar este software. Esto dificulta su uso en el primer intento. Además, a los nuevos miembros del equipo que no conozcan Notion les costará adaptarse a las funciones de este software.

Carece masivamente de opciones de integración.

Debes enfrentarte a la falta de integración cuando utilices Notion. Hay algunas integraciones increíbles, pero la mayoría de las integraciones que buscan los usuarios no están fácilmente disponibles, lo que dificulta la gestión. Si todas las integraciones estuvieran disponibles en el mismo software, gestionar los proyectos sería más fácil, pero los usuarios tendrían que adaptarse.

¿Cuál ofrece el mejor valor y experiencia?

Al seleccionar una de Instagantt y Notion, tu decisión no debe basarse en tus preferencias sobre una herramienta. En su lugar, busca los requisitos que cumple y cómo ofrece un buen valor. Una herramienta que ofrezca buenas prestaciones y mejor valor será muy beneficiosa a largo plazo. Algunas de las características que debes buscar son:

- Facilidad de uso

- Personalización e integración

- Control detallado de las tareas

- Experiencia de colaboración, etc.

Notion aporta sorprendentemente la mayoría de estas funciones, y puede ofrecerte un buen valor. Sin embargo, si quieres una plataforma más flexible en cuanto a funciones, entonces Instagantt es tu camino. El trabajo conjunto de tu equipo es lo más importante a tener en cuenta, y las funciones de colaboración con control son simplemente mejores con Instagantt.

Consejo:

El precio es una característica importante para muchos. Sin embargo, ten en cuenta el precio cuando busques resultados a largo plazo, pero nunca lo conviertas en el factor decisivo para ti. Debes centrarte en el rendimiento y las prestaciones en lugar de ahorrarte algo de dinero.

Veredicto

Más del 84% de los empleados se sienten más felices y productivos cuando trabajan a distancia. Esto hace que la gestión eficiente de proyectos y la colaboración sean mucho más importantes, ya que no puedes hacer un seguimiento físico de cada empleado. Una herramienta eficaz de gestión de proyectos y seguimiento del progreso, incluso cuando tu equipo trabaje in situ, será una opción mucho mejor.

Así que empieza con Instagantt gratis y comprueba cómo beneficia a tu equipo.

Resumen

La comparación completa de Instagantt vs. Notion te facilita la elección de la plataforma que les funciona perfectamente. Asegúrate de comparar las características para comprender el proceso de gestión de proyectos que ofrecen ambas plataformas para obtener los mejores resultados.