Estrutura de decomposição do trabalho
Quando se trata de executar um projeto, um dos aspectos mais importantes é a estrutura de divisão do trabalho. Esse é um processo pelo qual o projeto pode de fato ser dividido e melhor compreendido, além de ser melhor executado. Mas você entende completamente o que é esse tipo de estrutura e como ela funciona? Vamos falar sobre todas as etapas e o processo que as acompanham. Você poderá concluir projetos com muito mais facilidade em sua empresa se souber como aproveitar ao máximo o processo de divisão do trabalho.
O que é a Estrutura Analítica do Trabalho?
Primeiro, vamos nos aprofundar um pouco mais no que é, de fato, a estrutura analítica do trabalho. Esse tipo de estrutura envolve uma análise mais detalhada do seu projeto e um trabalho a partir daí. Depois de saber o que é o projeto em si, você precisará entender o que é necessário para considerar esse projeto um sucesso. É aí que entra o detalhamento. Você precisa dividir o projeto em etapas menores. Saiba o que precisa ser concluído, em que momento e como isso deve ser feito. Portanto, você criará tarefas dentro do seu projeto e, se necessário, criará subtarefas.
Dentro dessa estrutura, você também precisará saber exatamente quando tudo deverá ser realizado, e é aí que entra a parte da estrutura. Você também está criando um cronograma. Além disso, você deve saber quanto custará para fornecer cada uma das diferentes etapas, tarefas e resultados que acompanham o projeto. Quando terminar de criar essa estrutura, você deverá ter uma sólida compreensão de tudo o que será necessário para que o projeto seja concluído de acordo com as especificações necessárias.
Quem precisa de um Work Breakdown Structure?
A resposta é que qualquer pessoa que queira agilizar seu processo de execução de projetos precisa de uma estrutura analítica de trabalho. Esse tipo de sistema facilitará as coisas para praticamente qualquer pessoa que precise criar um projeto e não precisa ser usado apenas pelas pessoas que estão no comando de todo o sistema. Embora gerentes, chefes, líderes de equipe e outros indivíduos de alto poder possam usar essa estrutura para ajudar a delegar tarefas e interagir com uma equipe, os indivíduos também podem usar esses processos.
Os líderes de equipe, em qualquer nível da organização, podem usar essa estrutura para determinar cada uma das tarefas e subtarefas de um projeto. A partir daí, eles podem usar essa estrutura para delegar cada uma das tarefas e determinar quem será responsável por elas. Essa é uma parte importante do processo de apresentação de algo a um cliente ou a um indivíduo de nível ainda mais alto dentro da organização. Mas e quanto às pessoas que trabalham na empresa? Como isso pode funcionar para eles?
A estrutura analítica de trabalho pode ser usada para analisar absolutamente qualquer coisa em que você esteja trabalhando. Se você receber uma tarefa para realizar, é provável que tenha várias tarefas menores para realizar a fim de alcançar a tarefa final. Se você precisa projetar um banheiro para o projeto de reforma, primeiro precisa fazer uma pesquisa e conhecer o tamanho do espaço e o layout do encanamento e da parte elétrica. Você precisa conhecer o orçamento disponível e estimar os custos dos materiais de construção e das peças que precisarão ser incluídas na estrutura. O detalhamento das diferentes etapas também pode ser útil para você, para que não perca nenhuma etapa.
Qualquer pessoa pode usar esse tipo de estrutura para criar um sistema mais coeso e garantir que não perca nenhuma etapa ao trabalhar em um projeto. Até mesmo os freelancers podem trabalhar com essa estrutura para garantir que estejam orçando seu tempo adequadamente. Você pode criar um gráfico do que será necessário para criar o conteúdo ou a entrega em que está trabalhando. A partir daí, você pode orçar o valor de cada tarefa e criar ofertas para seu tempo e esforços.
Por que funciona
Então, por que essa é uma etapa importante em seu processo? Bem, há algumas coisas que você deve saber e alguns motivos importantes para usar esse processo. O primeiro é ter certeza de que você sabe exatamente o que precisa ser feito. Ao criar uma estrutura analítica de trabalho, você começa com a peça principal, o produto final, e a divide em produtos menores até chegar às tarefas e subtarefas individuais que precisam ser concluídas. Isso significa que, ao usar esse sistema, você não poderá esquecer nenhuma das etapas envolvidas.
Em seguida, você terá uma melhor compreensão do cronograma necessário. Como está dividindo cada uma das etapas, você sabe quanto tempo essas etapas devem levar e sabe quais tarefas podem ser concluídas simultaneamente e onde a sua equipe vai ficar esperando uma pela outra. Isso lhe dá uma melhor compreensão do que está acontecendo e garante que você não ficará sobrecarregado com um prazo que achava realista até chegar ao meio do projeto.
Você também terá uma compreensão muito melhor do orçamento específico de que precisa porque, novamente, terá uma melhor compreensão das tarefas necessárias. Como você pode examinar cada tarefa e avaliar os suprimentos e equipamentos necessários, bem como o tamanho da equipe que está criando, terá uma chance muito maior de criar um orçamento realista. Isso deixará sua empresa mais satisfeita e o cliente mais feliz.
Afinal de contas, você não estará prejudicando ninguém se tiver uma ideia melhor do que cobrar em primeiro lugar.
Por fim, você saberá como criar a equipe necessária para executar as tarefas. Se você conhece todas as tarefas e atribuições que precisam ser executadas em seu projeto, saberá quem em sua organização precisa ser responsável por essas tarefas. Assim, você poderá atribuir cada tarefa à pessoa certa e garantir que ela seja executada da maneira esperada. Isso resultará em um resultado muito melhor para todos os envolvidos, pois todos serão notificados sobre o projeto desde o início, mesmo que suas tarefas não sejam necessárias por algum tempo.
Como executar a estrutura analítica do trabalho
Ok, agora sabemos que é importante e sabemos que há várias áreas em que isso facilitará sua vida, mas como você vai começar? Felizmente, é um processo fácil de começar e, antes que você perceba, pode estar fazendo isso enquanto dorme. Afinal de contas, esse é o objetivo de otimizar sua estrutura de trabalho, certo? Você quer ter certeza de que não terá problemas em seguir o mesmo processo daqui para frente, independentemente do próximo trabalho.
1. Conheça o objetivo final
A primeira etapa é saber qual é o objetivo final do seu projeto. Converse com seu cliente ou com seu chefe (se for ele quem estiver interagindo com o cliente por você) e defina qual é o escopo do seu projeto e como você chegará lá. Em seguida, comece a discutir com a sua equipe e descubra quais são as diferentes coisas que ela precisa fornecer para atingir esse objetivo final. Quais itens ou serviços são necessários para chegar a esse ponto?
2. Conhecer as tarefas necessárias
Em seguida, você conversará com sua equipe sobre as diferentes tarefas necessárias para garantir que todos os itens ou serviços necessários para atingir a meta final sejam fornecidos. É aqui que você vai dividir ainda mais as coisas e criar tarefas e subtarefas. Sua equipe e você devem ser capazes de descobrir quais são as tarefas, como fazê-las corretamente e o que tornará todo o processo o mais simples possível. Você está tentando ser o mais realista possível em relação à linha do tempo, portanto, certifique-se de incluir tudo o que puder para ter uma ideia precisa.
3. Conhecimento para executar tarefas
A partir daí, você vai dividir as coisas ainda mais. Você deve ter pelo menos três níveis de pontos ao longo de toda a sua lista. Seu objetivo final deve estar no topo. Abaixo dele, devem estar os entregáveis que precisam ser fornecidos para se chegar a esse objetivo final. Abaixo de cada uma dessas entregas devem estar as tarefas que precisam ser executadas para chegar lá. E abaixo delas devem estar as subtarefas, que é onde esta etapa entra. Você deve ter subtarefas que realmente cheguem à base do que seu projeto precisa para ser bem-sucedido.
4. Configure-o
Agora você quer ter certeza de que tudo é fácil de ler e entender por toda a sua equipe. Se você deixar tudo em seu primeiro formulário, pode ser que não seja. É aqui que o InstaGantt pode ajudá-lo. Quando estiver pronto para definir todas as tarefas de que seu projeto precisa, você poderá fazê-lo com esses gráficos que não só permitirão que você crie quantas tarefas e subtarefas quiser, mas também o ajudarão a atribuir as tarefas e os prazos necessários para que cada pessoa atinja o objetivo final.
5. Discutir com o cliente
Quando você tiver tudo planejado e souber quanto tempo vai levar, quanto vai custar e o que precisa ser feito, esse é um bom momento para conversar com o cliente. Faça um esboço do plano, incluindo o orçamento e o cronograma para alcançar tudo o que ele deseja. A partir daí, você poderá ver se tudo se encaixa no que ele deseja. Você pode se certificar de que entendeu o objetivo final e de que o orçamento e o cronograma se encaixam no que ele precisa. Caso contrário, prossiga para a etapa 6. Em caso afirmativo, prossiga para a etapa 7.
6. Reformular o plano
Se o cliente precisar de um orçamento menor ou de um cronograma mais curto, você precisará cortar algumas áreas do seu plano. Se ele estiver disposto a estender o orçamento ou o cronograma para realizar mais ou receber mais, você precisará acrescentar algumas áreas do plano. Esta é a etapa em que você começará a fazer alguns ajustes e precisará conversar um pouco mais com o cliente. Você quer ter certeza de que tudo está planejado de uma forma que funcione para ele e para você.
7. Aprimore os detalhes
Se tudo for aceitável para o cliente, é nesse momento que você começará a definir cronogramas e prazos. Você também definirá orçamentos para cada uma das diferentes tarefas que estão sendo realizadas. Certifique-se também de atribuir cada tarefa a uma pessoa, para que todos saibam pelo que são responsáveis. Em seguida, converse com cada pessoa individualmente e informe a elas quais são as tarefas pelas quais são responsáveis e quanto tempo têm para realizá-las. Mostre a eles o gráfico e certifique-se de que saibam como operá-lo para que possam fazer o controle à medida que concluem as diferentes tarefas.
Conclusão
No final das contas, uma estrutura de divisão de trabalho faz uma grande diferença em qualquer organização e faz uma grande diferença em qualquer sistema de trabalho. Ao executar o processo adequadamente, é possível criar um sistema de gráfico de Gantt ideal que realmente ajude a realizar o trabalho corretamente. Dessa forma, você não precisará se preocupar em subestimar o cronograma ou o orçamento, o que deixa a equipe e o cliente mais felizes. Afinal de contas, ninguém quer ser informado de que seu projeto está acima do orçamento ou que não há como cumprir o prazo. E é isso que essa estrutura o ajudará a evitar.
