Como gerenciar com eficácia as solicitações de trabalho recebidas
É difícil evitar as solicitações de trabalho que chegam . Não importa se você está 100% concentrado na conclusão de uma tarefa, você ainda pode receber um e-mail ou uma mensagem de bate-papo solicitando informações ou uma atualização sobre um determinado projeto e, sem mais nem menos, suas prioridades podem ser alteradas. Sem um sistema para capturar, processar e monitorar prontamente novas solicitações de trabalho, você e sua equipe podem ficar sobrecarregados rapidamente.
Todos nós já passamos por isso. Você tem todo o seu dia planejado e uma nova solicitação pode surgir do nada. Isso acontece o tempo todo, com você e sua equipe. E cabe a você criar um processo que possa levar ao gerenciamento de prioridades e ao acompanhamento das novas solicitações de trabalho recebidas. A capacidade de documentar o que lhe é solicitado realmente fará a diferença na forma como você executa e lida com as novas solicitações recebidas, sem deixar de lado as tarefas e os prazos previamente designados.
Quais são as práticas recomendadas para solicitações de trabalho recebidas?
1. Exigir um envio formal para todas as solicitações recebidas
Todos estão ocupados. Nada é feito a menos que seja oficialmente enviado e atribuído. Uma solicitação de trabalho recebida bem estabelecida deve ser consistente, e cada pessoa ou departamento deve usá-la. É preciso garantir que a sua equipe saiba que as pessoas só farão o trabalho solicitado formalmente por escrito. É igualmente importante que a sua equipe entenda o processo e saiba exatamente onde encontrar as informações.
Ao preencher um formulário e listar as informações relacionadas à tarefa, você pode ter certeza de que terá os dados necessários para concluí-la: prazos, informações de contato, prioridades e instruções especiais. Depois que essas informações forem coletadas, você poderá atribuir a tarefa a um membro da equipe e acompanhar seu progresso. Não será mais necessário adivinhar o que você deveria estar fazendo mais tarde.
Você também pode mapear os diferentes tipos de solicitações de trabalho que a sua equipe recebe e organizá-los de acordo com os critérios que são relevantes para você.
2. Manter as informações e as solicitações recebidas em um único local
Deve haver uma única fonte de verdade para todos os projetos recebidos. Isso significa que todas as solicitações de trabalho recebidas devem ser automaticamente encaminhadas para um único local onde possam ser organizadas, mapeadas, priorizadas, atribuídas e monitoradas. O software de gerenciamento de projetos pode ser uma solução brilhante para isso, pois é possível canalizar as informações em um único local. Sua equipe sabe o que deve fazer e outros departamentos também podem entender o status de suas solicitações de trabalho.
3. Priorizar e atribuir o trabalho imediatamente
Algumas solicitações são mais importantes do que outras. É fundamental poder priorizar as solicitações que chegam em vez de abordá-las em ordem sequencial. Portanto, reserve um momento para priorizar as solicitações à medida que elas chegam e atribua-as a um responsável. Ao adotar essa abordagem, você pode garantir que a sua equipe esteja trabalhando nas tarefas certas no momento certo.
Também é uma excelente prática mapear as solicitações recebidas com base nas metas estratégicas de sua empresa. Ao fazer isso, você pode ter certeza de que está se concentrando nas tarefas certas e priorizando o trabalho de uma forma que funcione no nível da equipe, do departamento e da empresa também.
Benefícios do estabelecimento de um processo de solicitação de trabalho recebido
O gerenciamento das solicitações de trabalho recebidas permitirá que você obtenha detalhes importantes antecipadamente. Você pode garantir o fluxo de informações, manter as coisas organizadas e acompanhar o status e o progresso de forma eficaz.
Ao padronizar um procedimento, você pode acompanhar as solicitações em um só lugar e deixar tudo claro para todos os outros. As pessoas saberão quem está trabalhando em cada tarefa e quando ela deve ser concluída. Além disso, ao priorizar as solicitações, você beneficia a sua equipe, permitindo que ela se concentre nas tarefas urgentes.
Melhore seu processo de solicitação de trabalho recebido com o Instagantt
Quando se trata de gerenciar as solicitações de trabalho recebidas, a priorização é fundamental. O Instagantt pode ajudá-lo a mapear, organizar e determinar quais tarefas são essenciais para que você possa se concentrar em atribuir trabalho e acompanhá-lo. E ao simplificar o processo de recebimento de solicitações de trabalho, sua equipe saberá exatamente em que se concentrar para que possa fazer o melhor trabalho possível.
Os gráficos de Gantt permitem que você mantenha todas as solicitações de trabalho recebidas organizadas e sua equipe funcionando sem problemas. Outros departamentos também podem ser mantidos informados, compartilhando o status do trabalho. O gerenciamento de tarefas pode ser tão simples quanto arrastar e soltar, e os membros da equipe podem ser notificados assim que receberem uma nova atribuição de trabalho. Dessa forma, você pode acompanhar facilmente quem está trabalhando em quê e sua equipe terá uma noção clara de quando o trabalho deve ser concluído.
Crie seu próprio processo eficaz de solicitação de trabalho formal e concentre-se em realizar o trabalho.
