O que é uma análise de custo-benefício?
Em resumo, uma análise de custo-benefício é uma maneira de determinar quais são os custos da proposta de projeto que você está analisando em comparação com os benefícios. Isso parece simples, mas na verdade pode consumir bastante tempo. Você só precisa ter certeza de que sabe no que está se metendo e como tudo vai funcionar no longo prazo. Dessa forma, você pode ter certeza de que está tomando uma decisão sábia para o presente e para o futuro da sua empresa.
Você precisará criar uma lista de todas as diferentes despesas associadas ao projeto e, em seguida, de todos os diferentes benefícios que surgiriam se você o realizasse (ser pago é um benefício). Em seguida, você pode determinar quatro coisas:
- Retorno sobre o investimento
- Taxa interna de retorno
- Valor presente líquido
- Período de retorno do investimento
Depois de passar por todas as etapas e fazer todos os cálculos, você terá uma boa ideia do que deve fazer e se deve aceitar o projeto ou não.
Por que fazer uma análise de custo-benefício?
Talvez você queira fazer uma análise de custo-benefício se for um gerente de projeto que está se preparando para assumir qualquer tipo de projeto. Afinal de contas, você quer saber no que está se metendo e se está ou não tomando uma boa decisão comercial. Você precisa verificar todas as informações e dados para ter certeza de que é exatamente isso que você terá e de que não precisará se preocupar com os possíveis riscos. Pelo menos, você não precisará se preocupar tanto com eles.
Com uma análise de custo-benefício, você avaliará todos os dados que puder obter sobre um projeto, tarefa ou responsabilidade específica. A partir daí, você pode ver se a tarefa realmente valerá o tempo e o dinheiro necessários para concluí-la. Compare quanto lhe custará em tempo, esforço, mão de obra e assim por diante para executar essa tarefa. Em seguida, calcule quanto dinheiro você ganhará ou economizará depois de colocá-la em prática. Esse custo será compensado ou lhe dará algum tipo de bônus se você fizer isso?
Se isso acontecer, é provável que você esteja fazendo um bom trabalho e se beneficie da tarefa ou do projeto. Seus negócios sairão pelo menos tão bem quanto antes e, possivelmente, até mesmo à frente por um pequeno (ou grande) valor. Mas você não saberia disso se não tivesse feito a análise de custo-benefício primeiro. Você precisa saber qual é o benefício em potencial resultante desse tipo de trabalho. Mas como você vai realmente realizar esse tipo de análise? E como você pode ter certeza de que tem todas as informações necessárias para fazê-la corretamente?
As etapas de uma análise de custo-benefício
Você está pronto para realizar uma análise de custo-benefício em um projeto que precisa ser feito em sua empresa? Está pensando em assumir um projeto, mas não tem certeza se realmente será uma boa ideia? Então, este é o momento perfeito para analisar cada uma destas 10 etapas para descobrir o que você precisa saber e garantir que qualquer decisão que você tome irá colocar você e sua empresa na direção certa, no sentido de ganhar dinheiro em vez de perder.
1. Conheça as metas e os objetivos.
O primeiro passo é certificar-se de que você sabe exatamente o que está tentando realizar com o projeto. Você está totalmente informado sobre o que exatamente esse projeto implicará? Isso significa que você precisa saber todos os detalhes específicos do que seu chefe, seu cliente ou qualquer outra pessoa espera que você faça para que possa orçar o projeto com precisão e determinar se realmente valerá a pena o investimento que você fará. Se você não souber tudo, poderá calcular mal sua análise e tomar a decisão errada em um projeto.
2. Conhecer as alternativas.
O que você poderia fazer se não realizasse esse projeto? Existe uma maneira diferente de executar o mesmo processo ou obter o mesmo resultado? Como seria isso? Se você não aceitasse esse projeto desse cliente, poderia aceitar um projeto diferente de um cliente diferente? Como seria isso? Certifique-se de entender completamente o que está deixando de fazer ou contra o que está decidindo ao escolher esse projeto em vez de algo diferente ou um método diferente.
3. Conhecer as partes interessadas.
Você precisa saber quem realmente tem uma participação ou um papel nesse projeto. Você não quer tomar uma decisão com base em informações erradas. Para quem você está fazendo esse projeto? Quem precisa que ele seja feito? Por que isso é importante para eles? Certifique-se de conhecer todas as pessoas que estarão envolvidas no resultado ou que serão potencialmente afetadas por ele. Isso fará com que você se sinta muito melhor e, com certeza, melhorará sua compreensão do projeto em geral. Certifique-se de criar uma lista de todas essas pessoas e verifique com todos para ter certeza de que ela está completa.
4. Saiba como está medindo.
Como você vai medir cada uma das diferentes partes do processo? Como vai monitorar coisas como o custo dos materiais ou da mão de obra? Você precisa saber exatamente como monitorar e manter os relatórios do seu projeto e precisa ter certeza absoluta de que vai relatá-los corretamente. Se você definir as coisas no início, poderá medir tudo como quiser, mas isso precisa ser bem definido e compreendido desde o início, para que não haja mal-entendidos sobre os resultados.
5. Conhecer o resultado.
Dê uma olhada nos custos que serão associados ao projeto e certifique-se de que tudo foi contabilizado. Você precisa se certificar de que até mesmo as menores coisas sejam adicionadas aos custos totais. Em seguida, é preciso dar uma olhada em todos os benefícios associados ao projeto. Mais uma vez, não importa quão pequenos sejam esses benefícios. Você deve levar em conta cada um deles para que possa ter uma compreensão mais precisa do que está fazendo.
6. Conhecer a moeda comum.
Em seguida, você deve apresentar os custos e os benefícios de uma forma que faça sentido ao compará-los entre si. Isso significa que você precisa colocá-los em um formato que facilite mostrar as semelhanças. O custo será de 10 horas de seu tempo? Você provavelmente precisará converter isso em valor monetário para que possa ver como ele se compara ao valor monetário que receberá em troca. Se estiver comparando 10 horas de tempo com US$ 10.000, é difícil ver uma representação precisa.
7. Conheça sua taxa de desconto.
É necessário verificar a taxa de desconto do projeto, que será uma porcentagem do saldo que você terá ao fazer os cálculos. Se você não souber a taxa de desconto, poderá representar alguns dos seus números de forma imprecisa, o que poderá afetar o resultado da sua análise de custo-benefício. Esse será o seu interesse, portanto, você deve saber qual é o resultado quando estiver equilibrando tudo o que precisa.
8. Conheça seu valor presente líquido das opções de projeto.
Ao calcular esse número, você subtrairá as saídas de caixa atuais das entradas de caixa atuais em um determinado período de tempo. Seu valor presente líquido será o número restante. Isso o ajudará a determinar se está ou não tomando uma decisão acertada em termos especificamente financeiros. Você pode ver o que está entrando e o que está saindo e, em seguida, descobrir o que geralmente sobra e compará-lo em um determinado período de tempo. Isso o ajudará a criar uma base.
9. Conheça sua análise de sensibilidade.
Quão certo ou incerto é o resultado que você obterá desse projeto ou desse processo? Com esta figura, você verá a incerteza do resultado com base na incerteza do input. Ela o ajudará a entender melhor se você tem a garantia de um determinado resultado ou benefício se executar o projeto ou a tarefa ou se ainda há um nível de incerteza quanto aos resultados que obterá. Isso pode afetar o fato de o risco valer a pena ou de você querer deixá-lo de lado no final.
10. Conheça sua decisão.
Depois de analisar todos esses aspectos, você precisará tomar uma decisão sobre o que deseja fazer. Afinal de contas, você quer ter certeza de que está tomando a decisão certa e isso exigirá um pouco de pesquisa e tempo. Analise tudo. Faça todos os seus cálculos. Em seguida, tome a decisão que parecer certa para você e sua empresa. Ela pode não fazer sentido para os outros. Mas se fizer sentido para você, então será a opção certa. Não importa o que você decida.
Avaliando ainda mais
Ao fazer uma avaliação mais aprofundada, talvez você também queira analisar fatos como quais serão os efeitos sobre os usuários, os não usuários, os envolvidos no projeto e assim por diante. Observe os possíveis benefícios sociais, emocionais, monetários e outros. Analise o tempo que está sendo gasto e como você se recuperará no futuro. Se o projeto não tiver um benefício imediato, você também precisará pensar em quanto tempo levará para colher os benefícios associados ao projeto.
Funciona?
De modo geral, há muitos benefícios no processo de análise de custo-benefício. E se você o fizer corretamente, poderá obter uma representação muito precisa de tudo sobre o seu projeto. Apenas certifique-se de que está acompanhando o processo e que está realmente inserindo todas as informações necessárias. Se você não colocar números imprecisos ou não adicionar todos os números, poderá ter dificuldades para tomar a decisão certa e ainda mais para obter um entendimento preciso. Isso pode levar a decisões ruins.
Se estiver pensando em usar a análise de custo-benefício, certifique-se de que está fazendo isso corretamente. E certifique-se de que está usando gráficos de Gantt, como os disponíveis no Instagantt, para ajudá-lo a fazer isso. Você poderá registrar todas as diferentes partes de seus projetos de uma maneira muito mais fácil de entender e que o ajudará, bem como a toda a sua equipe, a ficar por dentro dos detalhes.
