As reuniões, ame-as ou odeie-as, costumam ser uma atividade necessária quando se trabalha em projetos em desenvolvimento. Elas reúnem as pessoas certas e oferecem espaço para dúvidas, perguntas, reconhecimentos e planejamento. Se você já saiu de uma reunião com a sensação de que ela foi desnecessária, chata e improdutiva, é provável que essa reunião não tenha sido bem planejada nem preparada.
Todos nós já passamos por isso. Atolados de trabalho e ainda programados para passar o dia em reuniões consecutivas. Deixar as pessoas com a sensação de que participaram de uma reunião em que perderam o tempo e o foco pode fazer mais mal do que bem. Essa é uma situação comum em locais de trabalho movimentados, e é por isso que é fundamental aproveitar ao máximo o tempo de todos.
Mas, para ser justo, as reuniões também podem ser muito eficientes e extremamente produtivas quando são planejadas corretamente. Nos negócios e no gerenciamento de projetos, as reuniões são um veículo de comunicação e podem ser o fator-chave para dar início a um projeto de grande sucesso.
Um organizador de reunião é uma maneira eficiente de planejar, criar e realizar uma reunião eficaz, que terá um impacto positivo em todos os participantes. No gerenciamento de projetos, um documento de planejamento de reunião é uma ferramenta altamente útil para organizar e estruturar o curso de uma reunião, evitando qualquer problema ao garantir que você se mantenha comprometido com o que realmente precisa ser comunicado.
Benefícios de realizar reuniões de planejamento organizadas
Não importa se você está organizando reuniões iniciais, reuniões de propostas de projetos ou reuniões diárias de stand-up, sempre há benefícios que podem ser encontrados ao realizá-las de forma eficaz. Por exemplo:
Eles geram ideias novas e frescas.
Ao gerar ideias, as pessoas tendem a participar mais.
Eles capacitam as equipes ao permitir a tomada de decisões.
Eles ajudam a pintar o quadro geral, explicando ideias e objetivos.
Eles permitem discussões abertas.
Elementos-chave de uma reunião de planejamento
Para realizar reuniões de planejamento eficazes e ver esses benefícios se concretizarem, há certas diretrizes que devem ser seguidas. Lembre-se de que quanto mais preparado você estiver, mais produtiva será a reunião e mais eficiente será o planejamento do seu projeto. Esses são os principais itens que você deve considerar ao se preparar para uma reunião de planejamento.
Visão, metas e objetivos. Antes mesmo de começar a programar as pessoas, você precisa ter um plano. Você precisa ter uma compreensão clara das metas e dos objetivos que pretende alcançar. Isso requer saber quais são os problemas que você está tentando resolver, ou seja, a visão do seu plano. Ao ter uma visão clara e cristalina de suas metas e objetivos, você garantirá que os membros da equipe e as partes interessadas também tenham uma compreensão clara do que você está comunicando.
Fatores críticos de sucesso. Ter uma visão clara de suas metas também significa que você determinou o que não pode deixar de realizar. Esses fatores também são conhecidos como fatores críticos de sucesso, que geralmente incluem resultados, orçamento e cronograma. Esses componentes básicos precisam ser priorizados e protegidos, e precisam ser comunicados na sua reunião de planejamento.
Indicadores-chave de desempenho. Uma reunião de planejamento eficaz também deve abordar os KPIs (indicadores-chave de desempenho) do seu projeto. Por quê? Porque eles mostram como o seu projeto está trabalhando para atingir seu valor e suas metas. Certifique-se de incluir os KPIs, pois isso ajudará a explicar a meta, bem como a parte da sua equipe no alcance da meta.
Principais questões. Ao gerenciar projetos, sempre há fatores ou obstáculos que precisam ser eliminados antes de se avançar com um plano. É importante identificar, listar e comunicar essas questões-chave para que você possa discutir a abordagem que será escolhida, bem como quem será responsável por resolver esses assuntos urgentes.
Prepare sua reunião de planejamento com o Instagantt
Não importa se você está reunindo a sua equipe para uma breve sessão de planejamento ou para uma longa reunião de planejamento estratégico, você estará beneficiando o tempo de todos com uma preparação antecipada. Ao dedicar tempo para preparar a sessão de planejamento, você estará adotando uma abordagem produtiva, que terá um impacto positivo no projeto, mantendo a equipe alinhada com a visão, a estratégia e as metas gerais.
Um software de gráfico de Gantt on-line, como o Instagantt pode ajudar muito nesse processo, permitindo que você prepare e delineie a visão, os objetivos, os fatores críticos de sucesso e os KPIs do seu projeto. Além disso, você poderá anexar quaisquer dados e documentos importantes que ajudarão a fornecer um pano de fundo para suas reuniões de planejamento, bem como para avançar com seu plano de ação, listando e agendando tarefas e atribuindo-as no local às partes responsáveis ideais.
