Impeça o fracasso do projeto com um plano de contingência
Os gerentes de projeto têm plena consciência da facilidade com que um único evento não planejado pode inviabilizar completamente um projeto. Os planos de contingência são usados para delinear o inesperado e se preparar para lidar com os piores cenários com antecedência, descrevendo o curso de ação que os membros da equipe ou a empresa precisariam adotar em resposta a um evento negativo.
O que é um plano de contingência no gerenciamento de projetos?
Plano B, plano de backup, rede de segurança ou plano de recuperação de desastres. Todos esses termos se referem à mesma coisa: um plano que precisa ser executado caso o plano que você elaborou originalmente falhe.
O planejamento de contingência consiste em esperar o inesperado e preparar-se para lidar com os piores cenários com antecedência, antes que eles prejudiquem seu projeto ou sua empresa. O uso de planos de contingência se aplica a qualquer empresa e eles são criados para ajudar as organizações a responder a diferentes situações.
Embora sejam mais comumente usados para se preparar para cenários negativos, no gerenciamento de projetos os planos de contingência nem sempre estão vinculados a eventos negativos. Diferentemente de um plano de mitigação ou de uma estratégia de gerenciamento de crise, um plano de contingência se concentra em estar preparado para responder a eventos perturbadores (por exemplo, o que aconteceria se uma empresa atingisse um volume de vendas maior do que o previsto). Os planos de contingência podem ser criados para aproveitar as oportunidades estratégicas e, como tal, são uma estratégia proativa poderosa que pode ajudar você a lidar com qualquer tipo de evento perturbador, positivo ou negativo.
Benefícios de um plano de contingência
Ao gerenciar projetos, você vai querer evitar riscos desnecessários, pois um único evento pode inviabilizar completamente seus planos. O objetivo do planejamento de contingência é garantir que a sua empresa ou o seu projeto ainda possa ser executado sem problemas, apesar de mudanças, erros e eventos inesperados.
O planejamento de contingência pode ajudar você a reagir rapidamente a eventos negativos. Ao se preparar com antecedência, você e sua equipe podem se concentrar no que precisam fazer, em vez de perder tempo tentando encontrar uma solução enquanto enfrentam uma crise.
Você pode minimizar significativamente o risco e os danos de um cenário negativo ao ter um plano de contingência em vigor.
Como criar um plano de contingência
Aqui estão as principais etapas que você precisa seguir em um processo eficaz de planejamento de contingência.
Etapa 1: Determine os riscos e as oportunidades. Neste ponto, você vai querer fazer uma lista das coisas que podem causar problemas ou que podem comprometer a direção de seus planos. Com a ajuda da sua equipe (e até mesmo de outros líderes de equipe ou partes interessadas), identifique os eventos mais relevantes que podem prejudicar o andamento do seu projeto ou do seu plano de negócios. Você pode fazer o mesmo com as oportunidades, para elaborar um plano de contingência de "cenário positivo".
Etapa 2: Priorize os riscos com base em seu impacto. Agora que você criou uma lista de possíveis riscos e problemas, precisa priorizá-los com base na ameaça que representam. Você pode ter diferentes cenários, mas nem todos eles representam o mesmo nível de dano. É útil que você categorize e avalie os riscos com base no impacto ou até mesmo na probabilidade de eles ocorrerem.
Etapa 3: criar planos de contingência. Neste ponto, você precisa criar e definir diferentes etapas que descrevam as ações que você e sua equipe precisariam realizar com base nos riscos identificados na etapa anterior. É importante que você seja específico e destaque as medidas que precisariam ser tomadas para restaurar o seu plano ou a sua empresa após a ocorrência do evento.
Etapa 4: Compartilhe seus planos. Agora que você já analisou seus planos, é importante compartilhá-los com todos os envolvidos. Comunique-os aos membros da equipe e às partes interessadas e certifique-se de que todos os entendam. Dessa forma, caso sua empresa precise implementá-lo, todos poderão agir o mais rápido possível.
Etapa 5. Revisite o plano. Os planos de contingência podem mudar. Certifique-se de revisitar seu plano periodicamente para garantir que você não deixou passar nenhuma ameaça, risco ou cenário.
Leve seu plano de contingência para o próximo nível com o Instagantt
Novos projetos são sempre empolgantes, por isso faz sentido que sua equipe esteja ansiosa para começar logo, antes de analisar o que aconteceria se algo inesperado ocorresse no caminho. No entanto, reservar um tempo para pensar sobre os possíveis riscos e criar planos de contingência garantirá que seu projeto seja executado sem problemas.
Os planos de contingência exigem um certo nível de ordem. Você precisa mapear e categorizar as informações, mas, como eles também exigem análise e revisão constante, é importante que possam ser facilmente personalizados e compartilhados. É nesse ponto que o software de gerenciamento de projetoscomo oInstaganttpode ser extremamente útil.
Com os gráficos de Gantt, você poderá criar e compartilhar planos de contingência em minutos. Além disso, você poderá acompanhar riscos, cenários e oportunidades, e poderá revisitar e editar suas informações sempre que precisar.
