Modelo de rastreamento de problemas para gerentes de projeto

Rastreamento de problemas 

No gerenciamento de projetos, um problema é algo que pode prejudicar o projeto como um todo. Pode se referir a algo que está ocorrendo ou a algo que ocorrerá em um futuro previsível, mas, seja como for, um problema é algo que você deve resolver logo porque, se não o fizer, poderá ter um impacto negativo no seu projeto.

Por definição, os problemas são diferentes dos riscos no gerenciamento de projetos. E, embora os riscos possam afetar um projeto, um problema exige atenção imediata. Os riscos, por outro lado, são problemas futuros e potenciais que podem ser evitados.

Benefícios do rastreamento de problemas

A capacidade de identificar e acompanhar os problemas determinará o sucesso do seu projeto. Depois que os problemas forem identificados, você só poderá definir a prioridade de cada um deles e atribuí-los às pessoas certas para que possam começar a trabalhar neles.

Ao acompanhar todos os problemas recebidos, você também permite que sua equipe crie um plano de ação para resolvê-los, o que também pode ajudar a capturar novos cenários e riscos possíveis que possam prejudicar o projeto.

Principais componentes de um modelo de rastreamento de problemas

Os problemas podem variar; pode haver diferentes tipos de problemas e de diferentes gravidades. Mas uma coisa é certa: organizar os problemas, prior izar os mais críticos e padronizar o processo para resolvê-los pode beneficiar o resultado do seu projeto. Além disso, ao usar um modelo para monitorar os problemas, você se certificará de documentar todo o processo.

Então, quais são os elementos mais importantes que você deve monitorar?

1. Número da edição: Você precisará rastrear diferentes edições e, ao rotulá-las, poderá diferenciá-las das demais.
2. Descrição do problema: Sua equipe precisará entender do que se trata o problema, portanto, descreva-o por completo. Qual é o possível impacto do problema?
3. Ação necessária: Descreva a ação necessária para resolver o problema. 
4. Status: Seu problema está aberto, em processo, bloqueado ou resolvido? Faça com que seja fácil para todos entenderem.
5. Categoria: A categorização é fundamental, portanto, defina o tipo de problema com o qual você está lidando. 
6. Prioridade: Esses problemas são críticos? Marque-os como de alta prioridade. Eles podem esperar até que os mais críticos sejam resolvidos? Atribua uma prioridade baixa ou média a cada um desses problemas.
7. Proprietário: depois que um problema for identificado, é fundamental atribuí-lo a um membro da equipe. Essa pessoa deve acompanhar o problema até que ele seja resolvido. 
8. Data de criação: A data em que o problema foi relatado.
9. Data de vencimento: a data em que o problema deve ser resolvido para que você possa cumprir os entregáveis do projeto.
10. Data de fechamento: A data em que o problema foi fechado ou resolvido.

Rastreamento de problemas simples e eficaz

Os modelos de acompanhamento de problemas são uma excelente maneira de os gerentes de projeto fornecerem aos membros da equipe um documento que inclui informações importantes e que acompanha detalhes abrangentes e críticos. Quando surgem problemas, o tratamento adequado dessas questões é fundamental para que você possa prosseguir com a rota esperada do projeto. Isso também pode ter um impacto direto no resultado do projeto.

Acompanhar os problemas com o Excel pode fazer muito sentido para muitos gerentes de projeto, mas a verdade é que essa é uma opção limitada e sua eficácia só pode ir até certo ponto. O Excel não permite que o usuário atribua facilmente problemas a diferentes proprietários ou visualize os problemas ao lado de seus prazos. Além disso, por ser um documento estático, gerenciar alterações ou atualizar seu progresso pode ser uma tarefa difícil. E é exatamente nesse ponto que um software de gráfico de Gantt como o Instagantt pode ajudar você.

O Instagantt é especializado na criação de gráficos de gráficos de Gantt em apenas alguns minutos. Com apenas alguns cliques, você estará pronto para começar a criar e acompanhar problemas, atribuir prioridades e designá-los à sua equipe para que sejam tratados adequadamente. E, ao estabelecer prazos claros, você também estará garantindo que a sua equipe não fique para trás no fechamento ou na resolução de problemas.

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Modelo gratuito de rastreamento de problemas