Fazer malabarismos com as muitas tarefas que envolvem o planejamento de um evento pode ser uma ideia preocupante. Mas, surpreendentemente, planejar um evento pode ser um passeio no parque.
Daniel Guajardo
Diretor Executivo
2 de abril de 2025
Bem-vindo ao centro de comando de seu evento
Para muitas equipes, lidar com a realidade avassaladora do processo de planejamento pode se tornar um contratempo. No entanto, o uso de uma ferramenta de planejamento de eventos pode ser a solução ideal para quando chegar o momento assustador de sediar o mais novo evento da empresa.
Não importa o tipo de evento que você esteja planejando, ser organizado é a chave. Seja para organizar o encontro anual da sua empresa, uma convenção de tecnologia de ponta ou até mesmo o casamento do seu melhor amigo, uma ferramenta de planejamento de eventos pode ser sua maior aliada.
Comece escrevendo suas tarefas
Alugar um canhão de confete? Pode ser. Pedir 100 pizzas? Confirmado. Contratar a banda?Feito. Uma das muitas vantagens de usar uma ferramenta de planejamento de eventos é que você não se esquecerá do que precisa ser feito em seguida. É sempre uma boa ideia dividir seu evento cronologicamente em etapas ou fases.
O planejamento de eventos geralmente envolve vários membros da equipe e tarefas. Ao separar suas tarefas em etapas, você terá uma visão clara de quais são as etapas críticas e os períodos mais movimentados. Planeje sua ação passo a passo e concentre-se no sucesso do grande dia, realmente fazendo as coisas da maneira mais eficaz.
Obtenha uma visão geral de todos os pequenos detalhes
A boa notícia? Uma poderosa ferramenta de software de gráfico de Gantt, como o Instagantt, permitirá que você saiba quem está fazendo o quê e o que precisa ser feito em seguida. Fique sempre por dentro de cada pequeno detalhe quando se trata de organizar o evento do ano em um gráfico de Gantt; desde a escolha do local até o envio dos convites aos convidados.
Use cores diferentes para cada tipo de tarefa ou para identificar facilmente qual dos seus colegas de equipe está designado para o trabalho. É sempre uma boa ideia especificar as funções e manter todos informados e atualizados (o que você pode conseguir facilmente usando as opções de menções e notificações do Instagantt). Organize todos os seus afazeres em tarefas: dessa forma, você só precisará se preocupar em levá-los até o fim.
Sempre mantenha seu orçamento sob controle
Não perca de vista o seu orçamento: tenha uma noção real de quanto está gastando em cada tarefa para não exagerar. Acompanhar e manter-se dentro do seu orçamento é fundamental quando se trata de planejamento de eventos. Use os campos Custo estimado e Custo real para monitorar suas despesas e manter-se dentro do orçamento. Dica útil: Anote todas as despesas, mesmo as menores! A comparação entre o que você pensou que gastaria e o que acabou gastando o ajudará muito no planejamento de eventos futuros.
Além disso, ao monitorar o risco e a prioridade de cada uma de suas principais tarefas, você sempre terá uma ideia clara de quais são as tarefas mais importantes e comprometedoras. Afinal, manter-se dentro do orçamento requer envolvimento ativo no projeto.
Porque não importa o tipo de evento que você esteja planejando, o objetivo permanece o mesmo: planejar com antecedência e acompanhar, para que tudo corra bem no próprio dia.
Veja como montar um gráfico de Gantt de Planejamento de Eventos eficaz com o melhor criador de gráficos de Gantt. Veja-o em ação.
