Entendendo o planejamento ágil e como ele pode ajudar você

Funciona?

Com aproximadamente 71% das organizações usando esse método, ele definitivamente parece estar fazendo algo e, mais do que isso, parece estar mostrando um imenso sucesso, pois os projetos que o utilizam chegam ao mercado mais rapidamente em 90% das vezes. Esse é, sem dúvida, um bom motivo para que você o considere mais de perto e o inclua também em seus negócios. Mas nem todos entendem o agile marketing ou como ele pode fazer a diferença em sua empresa. Os números parecem ótimos, mas como tudo isso realmente acontece?

O vocabulário que você precisa

Vamos dar uma olhada rápida em alguns dos vocábulos sobre os quais você talvez precise saber mais antes de nos aprofundarmos no que é o planejamento ágil e como você pode realmente usá-lo em seu sistema. Você vai querer saber o que essas palavras significam porque as usaremos no restante deste guia. Se você ficar preso ou se esquecer do que estamos falando, pode dar uma olhada aqui em cima e ver o que cada uma dessas palavras significa.
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Planejamento ágil - Processo de compreensão da rapidez com que uma equipe específica pode criar produtos acabados como resultado das histórias de usuários recebidas pela equipe.
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Histórias de usuários - Os problemas que os usuários estão enfrentando e precisam resolver para que possam alcançar o sucesso que desejam.
Lista de histórias principais - A lista de tarefas em um projeto de planejamento ágil que explica tudo o que precisa ser concluído.
Ponto de história - Número dado à complexidade do processo envolvido na criação de uma história de usuário e na resolução da própria história.

Os componentes de um plano ágil

A primeira coisa sobre a qual falaremos é o que realmente compõe o planejamento ágil. Na verdade, ele é dividido em apenas quatro aspectos, o que facilita muito a análise, a avaliação e o entendimento completo. Afinal de contas, o objetivo é simplificar as coisas em sua empresa. Um plano muito complexo ou que realmente dificulte as coisas não será implementado e, se for, seus funcionários definitivamente não vão querer participar dele.

1. Ele é dividido em sprints

Primeiro, um plano ágil é dividido em seções menores, chamadas sprints. Cada um desses sprints é representativo de um período de tempo, não de um número específico de tarefas. Isso significa que, desde que as tarefas possam ser realizadas dentro do período de trabalho de 1 a 3, pode haver qualquer número de tarefas em um único sprint. As tarefas, também chamadas de histórias de usuários, dentro do sprint, no entanto, precisam ser identificadas e decididas no momento em que o sprint é criado. Elas não podem ser adicionadas após o fato ou mudadas de lugar para facilitar as coisas à medida que a equipe avança.

2. Histórias de usuário Crie o plano

Essas histórias de usuários, que são as tarefas dentro do sprint, concentram-se nas necessidades do cliente ou do usuário final que usará o produto quando ele for concluído. A ideia é concentrar-se no próprio usuário e descobrir como criar o que é necessário para que ele obtenha o resultado final de que precisa. A única documentação que você precisa ter é sobre o que é essa necessidade e como alcançá-la. Durante todo o sprint, o grupo inteiro está procurando uma maneira de garantir que a necessidade seja atendida e que isso seja feito de forma abrangente e eficaz.

3. O processo é totalmente iterativo

Essencialmente, um sprint no planejamento ágil deve ser algo que possa ser repetido várias vezes. Isso significa que ele é realmente criado uma única vez e, a partir daí, a equipe pode continuar a executar o mesmo processo. Isso não é o mesmo que necessariamente criar um projeto. Em vez disso, a iteração e o sprint referem-se a um processo para chegar ao resultado final ou formar uma conclusão. O processo de iteração permite que toda a equipe aprenda mais sobre o que pode realizar e como pode realizá-lo, além de determinar e resolver problemas ao longo do caminho.

4. É tudo sobre a equipe

A equipe é a responsável geral pelo planejamento de tudo e pela estimativa de como e quando tudo será feito. Eles não têm outra pessoa supervisionando o processo ou programando demais o que estão tentando fazer. Em vez disso, a equipe pode ter certeza de que o plano que está criando funcionará para ela e, em seguida, pode atribuir pontos de história e criar um sistema abrangente projetado para trabalhar com a história do usuário e melhorar a situação. 

Como tudo funciona - O processo de planejamento de lançamento

Para utilizar o planejamento ágil, é importante que você tenha um plano adequado. O processo real de uso desse método pode ser um pouco complicado para alguns, e é aí que os gráficos de Gantt do são úteis. Esse programa permite o acompanhamento do progresso de tudo em que a equipe está trabalhando. Quer você esteja apenas começando um projeto ou já esteja trabalhando nele há muito tempo, esse sistema permite o gerenciamento da carga de trabalho, o acompanhamento da linha de base e muito mais. Mas isso também significa analisar cada uma das etapas que mencionaremos a seguir, que fazem parte do ciclo de vida do planejamento da versão.O processo de planejamento da versão baseia-se nos itens que serão desenvolvidos no sprint. Nesse processo, é importante criar uma visão abrangente que guiará o restante do projeto e garantirá que tudo esteja sendo executado no nível certo para atingir as metas que o cliente tem para o projeto. A ideia aqui é criar um cronograma que se concentre nas iterações necessárias para que você possa determinar quando a entrega será possível. Não precisa ser um processo complexo, mas você precisa avaliar aspectos como:

• O proprietário do produto estará disponível?
• O backlog foi priorizado pelo proprietário do produto?
• Os membros da equipe e as partes interessadas foram identificados?
• Os membros da equipe estão disponíveis e na zona certa?

Para executar o processo de planejamento de lançamento, há uma série de etapas que precisam ser seguidas:

• Descubra quais são os recursos para que você alcance o objetivo final.
• Descubra os detalhes que cada um dos recursos exigirá para que você seja bem-sucedido.
• Reconheça o esforço que cada equipe é capaz de realizar para o sprint.
• Entenda o que exatamente são as histórias dentro do processo.
• Descubra a iteração dentro do plano.
• Determine as histórias relativas à iteração dentro do plano.
• Leve em conta todas as histórias com iterações ou remova as histórias de usuários para obter uma proporção de um para um.
• Utilize um sistema para fornecer o plano a outras pessoas e para levar a ideia a todos os membros.

Como tudo funciona - O processo de planejamento do Sprint

• A primeira etapa é realizar uma reunião em que todos os sprints anteriores sejam discutidos para que todos os membros da equipe entendam o que foi aprendido e o que pode ser feito para tornar esse processo ainda mais fácil.
• Em seguida, uma reunião de planejamento deve ser usada para descobrir qual é o plano final e para garantir que todas as informações estejam atualizadas. Isso deve incluir as prioridades existentes, bem como os recursos que precisam ser adicionados.
• As histórias de usuários precisam ser avaliadas em seguida para garantir que cada uma delas tenha detalhes suficientes para que algo possa ser feito para trabalhar nelas e para garantir que sejam totalmente resolvidas.
• Cada uma das histórias de usuário deve ser totalmente dividida para que as tarefas possam ser determinadas e cada uma dessas tarefas possa ser atribuída a diferentes membros da equipe que trabalhará nos sprints.
• É aqui que as tarefas devem ser atribuídas e isso deve ser feito de modo que cada pessoa a quem for atribuída uma tarefa não tenha problemas para realizá-la dentro do prazo que lhe foi dado.
• Para alguns, escrever as tarefas de forma física facilita o controle de quem está fazendo o quê e a visualização das etapas que precisam ser seguidas para chegar ao resultado final que todos estão buscando.
• É sempre uma boa ideia usar um sistema de planejamento como o Instagantt para acompanhar quem está fazendo o quê e se já realizou todos ou alguns dos projetos necessários. O importante é que você preste atenção às etapas, e o Instagantt faz exatamente isso.
• O controle de tempo por meio do Instagantt também permite o controle de velocidade e garante que a gerência e outros líderes possam ver exatamente como o projeto está indo e se tudo será concluído dentro do prazo.

Medição do desempenho da equipe

Quando se trata de medir o desempenho da equipe dentro do projeto, é importante analisar mais de perto alguns aspectos específicos. Aqui, falaremos sobre a funcionalidade e também sobre aspectos como a taxa de queima. Cada um desses aspectos permite que a equipe entenda melhor o que deu certo, bem como quais áreas poderiam receber ajuda e suporte adicionais no futuro. Ao utilizar esse processo, é possível preparar uma equipe para futuros processos de planejamento ágil e garantir que os sprints sejam usados de forma eficaz e que sejam desenvolvidos com o melhor padrão possível.

Burn Rate - É aqui que a equipe avalia quanto dinheiro foi gasto e com que rapidez. Sem dúvida, os custos serão uma parte importante do processo e os envolvidos precisam ser capazes de explicar em que gastaram e por que, para que se possa determinar se o investimento valeu o retorno potencial.
Funcionalidade entregue - Há diferentes maneiras de avaliar os resultados gerais obtidos como resultado desse processo, mas isso ocorre principalmente por meio de: 1) medição da velocidade, ou seja, o número de histórias de usuários que foram aprimoradas durante a iteração; 2) medição de defeitos, ou seja, o número de bugs descobertos durante o processo de desenvolvimento; ou 3) medição do gráfico de burndown, ou seja, a quantidade de trabalho que ainda precisa ser feita para que o projeto seja concluído.

O que é preciso para que funcione
De modo geral, é essencial que todos os que trabalham no processo de planejamento ágil façam parte de uma equipe. Todos podem ser designados para trabalhar juntos, mas se não estiverem realmente fazendo isso, o processo nunca será bem-sucedido. Cada membro da equipe precisa reconhecer que todos são importantes e que somente se todos executarem suas tarefas é que o projeto será um sucesso. Cada membro é uma parte vital do processo e cada pessoa também tem uma tarefa muito importante (ou várias tarefas) dentro do sprint que precisa ser concluída.
Quando a equipe é capaz de colaborar e explicar ou se expressar uns aos outros de forma positiva e eficaz, é mais possível que toda a unidade atinja a meta final. Se partes da equipe forem reservadas ou não quiserem se abrir para o restante do grupo, isso pode prejudicar o nível de sucesso e diminuir drasticamente as capacidades da empresa como um todo. Trabalhando juntos, entendendo o processo de trabalho em equipe e comunicando-se de forma eficiente, cada pessoa da equipe crescerá e o resultado final será ainda melhor a longo prazo.
Para realmente exercitar a colaboração e a comunicação necessárias, também é essencial realizar reuniões consistentes que permitam que cada membro da equipe interaja e expresse seus pensamentos, preocupações e comentários durante todo o processo. Na verdade, a melhor maneira de fazer isso é garantir que as reuniões ocorram todos os dias, sejam elas curtas e informais ou mais longas e extensas. A questão é simplesmente que todos precisam ter a oportunidade de se reunir e se comunicar sobre o processo e tudo o que está acontecendo.

Encontros diários

Essas reuniões diárias devem ser curtas, a menos que haja uma questão ou preocupação importante que precise ser abordada. Uma maneira de garantir que isso aconteça é realizar reuniões em pé, nas quais não há cadeiras e cada indivíduo faz exatamente isso, fica de pé. Isso incentiva a ideia de uma reunião curta, pois ninguém quer ficar de pé por um longo período de tempo. De fato, deve haver um limite de tempo para que a reunião em si não demore mais do que 15 minutos. Esse tempo deve ser suficiente para que cada membro da equipe fale, desde que seja breve e simples.
Entretanto, com essa reunião, cada membro da equipe ainda precisa falar. Isso significa que todos precisam ter a sua vez e todos os outros precisam ouvir enquanto a pessoa estiver falando. O tópico da conversa deve ser o que foi feito no dia anterior e o que será feito durante o dia. Cada membro também pode querer discutir o que precisa para atingir sua próxima meta. O segredo é manter as declarações curtas para que você vá direto ao ponto. Não há como dar desculpas ou desistir de uma meta ou tarefa. Você só precisa ver os fatos.
A ideia é determinar o que ainda precisa ser feito e quanto tempo será necessário para executar a tarefa. A partir daí, cada membro da equipe pode determinar quanto tempo levará para executar a próxima tarefa. Os objetivos devem ser definidos e cada membro da equipe deve cumprir os prazos específicos que estão estabelecendo para si mesmos. Se houver algum problema ao longo do caminho, o scrum master é o responsável por resolver esses problemas ou descobrir o que é necessário para resolvê-los.

A razão pela qual você precisa do Instagantt

Para aqueles que estão pensando em usar um sistema de gerenciamento de tarefas, mas não sabem bem por onde começar ou o que fazer, o Instagantt oferece uma série de serviços e recursos diferentes, o que o torna uma ótima opção. Com esse sistema, você terá todos os recursos de que precisa para dar início aos seus projetos e garantir que eles sejam executados sem problemas dentro da equipe.

• Arraste e solte suas datas, durações e dependências para tornar todo o processo de criação de gráficos/cronogramas extremamente fácil de usar.
• Use os recursos de agendamento para criar a linha do tempo ideal usando marcos, dependências e até mesmo datas de início e de vencimento.
• Crie tarefas e subtarefas abrangentes para garantir que todos os aspectos do projeto sejam planejados e organizados.
• Acompanhe o progresso de cada tarefa, bem como de cada subtarefa, e até mesmo crie estimativas de horas e custos ou de risco e prioridade.
• Gerencie a carga de trabalho de toda a equipe localizando períodos críticos e fornecendo a cada membro da equipe uma lista de tarefas identificável.
• Utilize quantas linhas de base você quiser para acompanhar todas as alterações no cronograma, bem como quaisquer atrasos que possam ocorrer.
• Colabore com todos os envolvidos no processo, desde a equipe que o criou até os clientes que desejam obter respostas e feedback.

Os principais recursos do Instagantt(criador de gráficos de Gantt) foram projetados para garantir que todos que o utilizam possam fazê-lo de forma fácil e eficaz. Não há uma curva de aprendizado acentuada, como ocorre com alguns sistemas de rastreamento; em vez disso, é muito simples importar tudo o que você precisa acompanhar e começar a trabalhar. Também é fácil para qualquer pessoa da equipe controlar seu próprio aspecto do software de gráfico de Gantt e garantir que seu trabalho e suas tarefas sejam atualizados frequentemente com o nível de conclusão. A ideia geral é simplesmente tornar o planejamento e o gerenciamento de projetos uma tarefa mais fácil do que nunca.

No final das contas, o planejamento ágil pode ser uma maneira extremamente eficiente e eficaz para qualquer empresa executar um novo processo e colocar algo novo em ação. Utilizando as ferramentas certas para o trabalho, incluindo o Instagantt para acompanhar os processos e as tarefas que estão sendo concluídas, é possível para a empresa garantir que todos saibam o que estão fazendo e cumpram seu próprio papel. É possível obter sucesso em todas as histórias de usuários, mas isso exige comunicação e trabalho em equipe em todas as etapas do processo.