O que é um plano de trabalho?
Primeiro, vamos nos aprofundar no que é um plano de trabalho. Esses planos são essencialmente as metas específicas do projeto e como os indivíduos responsáveis por ele poderão executá-lo. Embora sejam eficazes também para o trabalho pessoal, eles são usados principalmente para quem está se dedicando a uma tarefa de trabalho e, em geral, para projetos que exigem muito trabalho. Embora também sejam eficazes para o trabalho pessoal, eles são usados principalmente para aqueles que estão envolvidos em uma tarefa de trabalho e, em geral, para projetos que exigem muitas contribuições de diferentes pessoas e muitas etapas para que sejam concluídos.
Com o plano de trabalho, você pode pegar um único objetivo final e dividi-lo em pequenas etapas que precisam ser alcançadas para que esse objetivo abrangente seja bem-sucedido. Isso geralmente funciona melhor se você dividir as coisas nas menores etapas possíveis e, em seguida, atribuir cada uma das etapas a uma pessoa que será responsável por garantir que essa etapa seja executada e esteja pronta para a pessoa que tem a próxima etapa. Então, vamos dar uma olhada mais de perto no que você precisa para criar o plano de trabalho.
Iniciando seu primeiro plano de trabalho
Etapa 1: Determinar a meta/resultado final
A primeira coisa que você precisa saber é exatamente o que espera alcançar com o seu plano. Você precisa de um resultado específico e mensurável que pretende alcançar ou nunca saberá se realmente alcançou o objetivo. Agora, se essa é uma meta enorme e abrangente ou uma meta um pouco menor, depende de você. Os planos de trabalho (embora normalmente guardados para grandes projetos) podem, sem dúvida, ser usados para projetos menores. O importante é que você tenha algo que possa ser alcançado por meio de várias etapas e que seja SMART. Essas metas são as que podem ser alcançadas.
Uma meta SMART é específica, mensurável, alcançável, relevante e limitada no tempo. Isso significa que você precisa saber o que está sendo feito e por quê. Você também precisa ser capaz de medir os resultados e saber que a meta foi atingida. Você também precisa ser capaz de atingir a meta. É realista realizá-la da maneira que você está tentando? Ela deve ser relevante, o que significa que cada uma das etapas da meta precisa contribuir para o resultado final que você está buscando. E, por fim, ela precisa ser limitada no tempo, o que significa que você precisa ter um prazo específico para realizá-la.
Etapa 2: Divida-o em partes
Em seguida, você precisará dividir a meta abrangente em etapas menores que possam ser facilmente executadas por uma única pessoa ou por uma equipe menor. Cada uma dessas etapas deve ser específica e mensurável para que todos os membros da equipe possam saber quando foram alcançadas. Se as etapas forem muito grandes ou muito variáveis, pode ser difícil determinar se aquela etapa foi concluída e se a próxima equipe ou indivíduo pode iniciar suas etapas para levar o projeto adiante. Também pode ser difícil para o indivíduo que está trabalhando nessa etapa entender o que está tentando alcançar.
O uso deum gráfico de Gantt e a definição de metas SMART facilitam a realização desse objetivo.
Etapa 3: Atribuir funções
Dê uma olhada em cada uma das diferentes etapas que precisam ser realizadas para que sua meta final se concretize. Agora, dê uma olhada em cada uma das etapas menores que você determinou que precisam ser realizadas. Por fim, analise a equipe que você tem à sua disposição para atribuir essas tarefas. Quais são seus pontos fortes? Onde eles poderiam ajudar a levar o projeto adiante? Em quais tarefas cada membro se destacaria mais? É assim que você deve tomar a iniciativa e atribuir as tarefas para que cada pessoa trabalhe em uma área em que tenha o melhor desempenho.
Etapa 4: Defina prazos
Cada uma de suas tarefas deve ter um prazo para que cada membro saiba para o que está trabalhando e quanto tempo tem para fazê-lo. Se eles não tiverem um prazo definido, será muito difícil fazer com que todos cumpram suas tarefas. Se você não tiver um prazo definido, será muito difícil fazer com que qualquer pessoa conclua suas tarefas. Afinal de contas, eles têm o tempo que quiserem, certo? Esse não é o caso, portanto, reserve um tempo para definir os prazos que todos precisam cumprir e certifique-se de que cada membro da equipe saiba qual é o seu prazo. Eles devem saber o prazo para a tarefa deles, para a tarefa imediatamente anterior à deles e para o projeto geral (no mínimo) para que possam garantir que suas tarefas sejam executadas dentro do prazo e de forma consistente com o cronograma geral que você está buscando.
Etapa 5: Acompanhamento com todos
Você deve se certificar de que está acompanhando todos os membros da equipe para garantir que todos estejam seguindo as regras e os prazos estabelecidos para eles. Isso não significa que você precisa entrar em cada escritório e ver o que está acontecendo. Com o plano de trabalho e o gráfico de Gantt corretos, você poderá verificar o progresso dos funcionários sem precisar entrar nos escritórios. Esses gráficos permitem que você defina tarefas e veja quem está seguindo o plano e o cronograma. Você também poderá ver onde sua equipe está com dificuldades.
Etapa 6: Mantenha todos na tarefa
Se você estiver acompanhando todos os envolvidos no projeto, deverá saber imediatamente se algo está dando errado. Você também deve ser capaz de fazer alterações imediatas no processo, nas pessoas envolvidas ou nas etapas envolvidas, se achar que esse é o caso. Ainda mais importante, você pode ver onde as pessoas estão se desviando do caminho ou não estão cumprindo seu papel. Esses aspectos facilitam a realização do projeto dentro do prazo e do orçamento, pois você está por dentro de tudo.
Etapa 7: Defina os check-ins
É provável que haja várias pessoas na equipe com a qual você está trabalhando que precisam trabalhar com outras. Talvez elas não precisem trabalhar juntas diretamente o tempo todo, mas provavelmente têm pelo menos algumas etapas do projeto sobre as quais precisam se comunicar. Estabeleça horários de check-in para que os membros de toda a equipe se reúnam e discutam o que está acontecendo e façam perguntas a você ou aos outros membros da equipe. Isso permite que o projeto permaneça em dia com as tarefas e que cada membro da equipe interaja positivamente entre si, cara a cara.
Agora, quando se trata de check-in, você quer ter certeza de que está fazendo isso de forma eficaz. Embora não se trate apenas de você fazer o check-in com seus funcionários, mas de todos fazerem o check-in uns com os outros, há algumas dicas das quais você pode tirar proveito. Por um lado, você deve respeitar o fato de que o tempo deles é valioso e que você não quer tomar muito dele. Você também não deve ter medo de pedir ajuda ou esclarecimentos para entender alguns aspectos do plano de trabalho e do projeto. Se você não entender, tudo bem, mas se tentar dizer a outra pessoa o que fazer quando não sabe do que está falando, isso só causará mais problemas a longo prazo.
Etapa 8: Revisar o trabalho
Após a conclusão do projeto ou mesmo após a conclusão de cada estágio do projeto, você pode querer dar uma olhada mais de perto para ver se todos estão seguindo o plano de trabalho. É bem possível que eles não estejam realizando as tarefas corretamente ou que o plano de trabalho precise ser alterado porque algo mais mudou. Talvez eles não tenham concluído a tarefa no nível que você esperava ou exigia. Seja qual for o caso, é você quem está no comando. É você quem precisa garantir que tudo esteja de acordo com os padrões.
Se você se deparar com uma seção do projeto que não atende aos padrões estabelecidos, esse é o momento de investigar um pouco mais e procurar saber por que não funcionou como deveria. Talvez você tenha que refazer partes do projeto e, quanto mais cedo reconhecer isso, melhor será para você e para o projeto como um todo. Você não terá tanto tempo de inatividade em que nada está acontecendo quando deveria.
Etapa 9: Avalie o resultado final
Quando o projeto é totalmente concluído e apresentado a você, isso não significa que tudo está feito. Isso significa que a equipe acredita ter concluído todas as etapas do plano de trabalho, mas pode haver mais no processo. Seu trabalho, como gerente de projeto final, é dar uma olhada no resultado final. Quer o seu projeto seja um documento, um objeto físico ou algo totalmente diferente, você precisa ter certeza de que o resultado é o que você queria (ou se o que você queria não era possível, é um resultado eficaz).
Se você estiver satisfeito com o resultado ou reconhecer que o seu resultado simplesmente não era possível, então você terminou. É hora de finalizar o projeto da maneira que você precisar. Talvez você precise apresentar o projeto a um cliente ou executá-lo de alguma outra forma. Ou talvez você só precise guardá-lo em algum lugar. Por outro lado, se você não tiver alcançado o resultado desejado ou não tiver chegado a um motivo satisfatório para não conseguir alcançar o resultado desejado, é hora de recuar alguns passos. É nesse ponto que você precisa fazer com que sua equipe volte a trabalhar para obter um resultado melhor da próxima vez
Etapa 10: Seguir em frente
Agora é hora de você começar a trabalhar no próximo projeto. Se você já tem algo planejado, é hora de começar imediatamente e ver o que pode fazer com ele. Se você ainda não tem nada, talvez não precise que sua equipe faça nada. Em vez disso, você pode simplesmente sentar, relaxar e esperar que a equipe seja necessária novamente. Esse é o estágio em que, independentemente de qualquer outra coisa, você desligará o plano de trabalho que criou e terminará com ele de uma vez por todas. Afinal, se você tiver outro projeto que precise ser concluído, precisará de um novo plano de trabalho. Portanto, observe atentamente, certifique-se de que seu plano de trabalho esteja completo e, em seguida, prossiga com o restante do seu cronograma de trabalho.
No final das contas, você precisa de um plano de trabalho que funcione para você e isso é possível se você souber o que está fazendo. Você precisa ter certeza de que está concluindo cada tarefa de forma eficiente e eficaz. Você precisa ter certeza de que está planejando cada etapa da melhor maneira possível e também precisa ter certeza de que está mantendo todos no trabalho que devem fazer. Tudo isso pode ser feito com o plano de trabalho correto e, definitivamente, com o uso de um software de gráfico de Gantt.
