Reunindo seus materiais
Antes de começar a tentar criar um gráfico de qualquer tipo, você precisará saber a resposta para algumas perguntas cruciais. Essas perguntas ajudarão você a apresentar todas as informações necessárias para criar um gráfico de qualidade de que toda a sua equipe precisará.
1. Quais são as entregas que precisam ser feitas?
O que você precisa criar e entregar ao cliente? Esses são os entregáveis do seu projeto, e você deve certificar-se de acompanhar cada um deles. Se houver várias entregas que você precisa enviar, é necessário que todas sejam registradas.
2. O que precisamos fazer para obter os resultados?
O que você precisa criar e entregar ao cliente? Esses são os entregáveis do seu projeto, e você deve certificar-se de acompanhar cada um deles. Se houver várias entregas que você precisa enviar, é necessário que todas sejam registradas.
3. O que precisamos fazer para cumprir o prazo?
O que você precisará fazer para cumprir o prazo real que foi estabelecido? Você precisa fazer algo mais extenso para cumprir esse prazo? Você precisa se esforçar um pouco mais, ou precisa trabalhar com outra empresa ou outra equipe para fazer isso?
4. Que marcos precisaremos ultrapassar ao longo do caminho?
Como você vai dividir as entregas para cumprir marcos específicos? O que você precisa entregar ao cliente ao longo do caminho para chegar aos entregáveis? Esses são marcos, e você quer ter certeza de que também sabe quando eles devem ser entregues.
5. Que dependências existem para que o projeto seja realizado corretamente?
Que tarefas precisam ser realizadas antes que outra tarefa possa ser concluída? Você precisa que os engenheiros criem um diagrama antes que a próxima equipe possa criar um protótipo? Você precisa que outro membro da equipe obtenha materiais antes de começar a criar uma tabela de preços? Essas são as dependências.
6. Quem está envolvido na conclusão do projeto?
Quais pessoas da sua empresa farão parte da sua equipe? Quem ajudará você a concluir tudo? Você precisa de uma lista completa de todas as pessoas que trabalharão no seu projeto para que possa descobrir como atribuir as diferentes tarefas.
7. O que todos na equipe precisam fazer para que o projeto seja concluído?
Por fim, o que você vai atribuir a cada um dos membros da sua equipe? Você precisa se certificar de que cada um deles tenha uma tarefa ou que você saiba quais serão essas tarefas. É assim que você vai traçar seu gráfico de Gantt à medida que avança.
Iniciando o processo
Depois que você tiver respondido a todas as perguntas, é hora de começar a montar seu gráfico. Mas há várias maneiras diferentes de você fazer isso. Então, como você pode ter certeza de que está montando o seu gráfico da maneira correta? Tudo dependerá do tipo de serviço ou sistema que você escolher usar.
Criando seu gráfico de Gantt com o Excel ou o Google Sheets
Na maioria das vezes, o Excel e o Planilhas Google são praticamente idênticos. Você terá alguns recursos a mais no Excel, mas ainda terá o básico para criar um gráfico de Gantt de qualidade. Isso significa que você poderá definir o esboço de como o gráfico completo deve ser e terá uma ideia melhor se esse tipo de gráfico será o que você precisa. Então, vamos dar uma olhada no que você precisa fazer para começar.
Etapa 1: criar um gráfico
A primeira coisa que você precisa fazer é criar uma estrutura para o gráfico. Você não encontrará um criador de gráfico de Gantt real como opção nos gráficos do Excel, mas é possível fazê-lo funcionar. Em vez disso, você deve criar um gráfico de barras empilhadas, que se encontra na seção de colunas dos gráficos. Você deseja que o gráfico de barras empilhadas ocupe um total de três colunas em sua planilha quando começar, embora possa aumentar ainda mais se precisar de mais tarefas.
Segunda etapa: Crie suas informações
É aqui que você decidirá o título real do seu gráfico completo ou, melhor dizendo, o título do projeto que está criando. Cada planilha será um projeto diferente, e você pode nomeá-las como tal. Você também poderá personalizar as tarefas na lateral do gráfico para garantir que cada tarefa seja representada por uma barra. Isso significa que você pode criar quantas tarefas quiser. Você também pode configurar as datas que deseja monitorar no outro lado do gráfico.
Terceira etapa: Marque as datas
Quando se trata desta seção, você terá que fazer um pouco de matemática. Isso porque registrar datas não é tão simples quanto colocar uma data real. Você terá de inserir valores numéricos. E para obter datas, esses valores numéricos começam em 0 de janeiro de 1900. Se quiser representar outra data, você precisará descobrir a quantos dias a sua data está daquela. Em seguida, você representará essa data como um valor numérico na caixa. Em seguida, você colocará o valor numérico da data final como o final de cada barra do gráfico.
Quarta etapa: O que você não vai conseguir
Agora, a última coisa que você deve saber sobre a criação de gráficos de Gantt no Excel ou no Google Sheets é que esses formatos não oferecerão todos os recursos que você deseja. Você não terá a mesma capacidade de criar dependências e não terá tanta liberdade para personalizar o gráfico. Você também não terá tantas habilidades para dispor os diferentes membros da equipe que são responsáveis ou as colunas que deseja registrar. Você terá apenas duas colunas separadas e precisará de mais habilidade e capacidade matemática para definir as datas.
Criando seu gráfico de Gantt com o InstaGantt
Ok, então você está pronto para começar a criar seu gráfico e quer ter certeza de que está fazendo tudo certo. O que você precisa fazer primeiro? Você precisará reunir todas as respostas para as perguntas que fizemos acima. Em seguida, você começará a seguir as diferentes etapas que descreveremos aqui. A boa notícia é que é fácil criar seu primeiro gráfico de Gantt com o InstaGantt. Depois, você poderá começar a usar recursos e funções mais avançados.
Etapa 1: Crie sua conta
A primeira coisa que você precisa fazer é simplesmente criar sua conta. Você pode até começar com uma conta gratuita para ter certeza de que os gráficos de Gantt são exatamente o que você precisa para ter sucesso. A conta está vinculada à Asana, portanto, se você já tiver uma conta lá, poderá juntar tudo. A partir daí, o sistema até orienta você nas etapas necessárias para criar o primeiro gráfico. Dessa forma, mesmo que você não tenha esse guia com você, ainda saberá o que fazer.
Segunda etapa: Crie seu projeto
Em seguida, você criará o projeto. Isso é apenas uma visão geral do projeto, então você seleciona um projeto que esteja atualmente listado na sua conta Asana ou pode optar por criar um projeto totalmente novo. Criar um projeto é simples. Você só precisa selecionar criar, decidir onde o projeto será armazenado na sua conta Asana e, em seguida, escolher o nome que deseja dar a ele. Assim, você terá seu primeiro projeto pronto para ser personalizado.
Terceira etapa: Criar tarefas
A próxima etapa é criar as tarefas dentro do projeto, e isso é bastante simples. Tudo o que você precisa fazer é selecionar o botão para adicionar uma tarefa. Depois de fazer isso, você pode nomear a tarefa como quiser. Isso permite que você personalize o gráfico para representar todas as tarefas que fazem parte do projeto. Se você tiver vários projetos, também poderá fazer isso e atribuir tarefas a cada um deles. Você pode até mesmo copiar e transferir tarefas que ocorrem com frequência em seus diferentes projetos, para que estejam sempre disponíveis quando você precisar delas.
Quarta etapa: Personalize suas tarefas
Esta é a etapa em que você personalizará cada tarefa para atender às suas necessidades. Você poderá adicionar subtarefas e também pode nomeá-las. Você também pode definir o nome da pessoa responsável pela tarefa. Você poderá até mesmo estabelecer quais tarefas dependem de outras tarefas que ainda precisam ser realizadas. Isso o ajudará a decidir como as tarefas serão concluídas e, então, você estará pronto para criar a próxima tarefa.
Etapa cinco: Defina as datas
É aqui que você definirá as datas associadas às suas tarefas. Você mesmo pode definir cada data e fazer isso em um formato super simples. Tudo o que você precisa fazer é clicar no gráfico para a data de início e depois clicar novamente para a data de término. É muito fácil. Se você decidir que a data definida é muito longa ou muito curta, poderá ajustá-la ou até mesmo mover todo o período de tempo para um intervalo de datas diferente, conforme necessário. Isso torna a configuração das coisas muito simples.
Sexta etapa: Personalizar a mesa
É aqui que você começará a trabalhar com a tabela e a projetá-la para que corresponda exatamente ao que você deseja. Você pode personalizar quais colunas são exibidas com base no que é mais importante para sua empresa, seu projeto específico ou as tarefas que você está realizando. Você pode até mesmo configurar como deseja que a exibição seja feita, como deseja que as tarefas sejam classificadas e como deseja que elas sejam agrupadas adequadamente. Todos esses aspectos ajudarão você a fazer com que a tabela atenda às suas necessidades.
Sétima etapa: Personalizar a aparência da mesa
A etapa final é personalizar tudo para que corresponda às suas preferências. Você pode decidir a cor que deseja que tudo tenha, por exemplo. Você também pode determinar como deseja organizar tudo e configurar suas tarefas. Tudo o que você fizer permitirá que você crie gráficos de Gantt que deseja usar. É a melhor maneira geral de você criar esse tipo de gráfico. Embora você possa usar planilhas do Excel e também o Google Sheets, terá uma opção muito mais detalhada e personalizável se optar pelo sistema de gráficos do InstaGantt. Você obterá algo de nível muito mais alto.
Conclusão
No final das contas, não será difícil para você criar seus gráficos de Gantt. Independentemente de você ter um software de gráfico de Gantt ou de querer apenas começar, é preciso ter certeza de que conhece o processo. Você também deve certificar-se de que está otimizando tudo sobre o processo. Um gráfico de Gantt pode ser a melhor coisa possível para colocar sua equipe no caminho certo e garantir que seus projetos sejam executados adequadamente. Então, o que você vai fazer? Você vai começar a usar os gráficos de Gantt? Ou você vai continuar tentando usar os sistemas antigos que não funcionaram antes?
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